El concepto de presupuesto provisional suele abarcar varios documentos, aunque a menudo se utiliza para referirse a la cuenta de resultados provisional. A diferencia de un estado contable, que presenta datos financieros del pasado, el presupuesto provisional forma parte de las previsiones financieras y se centra en el futuro. Por lo tanto, expone de diversas formas las estimaciones provisionales de la empresa, tanto en lo que respecta a la rentabilidad como a la tesorería. Repasemos los diferentes cuadros que puede incluir un expediente presupuestario completo en una empresa.
El presupuesto provisional es un conjunto de documentos financieros que proyectan los ingresos, los gastos y los flujos de caja de una empresa para un periodo futuro determinado (por lo general, de 12 a 36 meses). A diferencia de los documentos contables, que reflejan el pasado, el presupuesto provisional se centra exclusivamente en el futuro. Su objetivo principal es anticipar las necesidades financieras y gestionar el rendimiento comparando periódicamente los resultados reales con las previsiones iniciales. En la práctica, el término «presupuesto provisional» suele referirse a la cuenta de resultados provisional, pero un expediente presupuestario completo incluye en realidad cuatro documentos complementarios que se articulan entre sí:
Estos cuatro estados financieros forman un sistema coherente: la cuenta de resultados prevista alimenta el presupuesto de tesorería, que a su vez alimenta el balance y el plan de financiación. Por eso es fundamental elaborarlos siguiendo este orden lógico.
No, el presupuesto provisional no es una obligación legal para la mayoría de las empresas francesas. A diferencia de los documentos contables anuales (balance, cuenta de resultados, anexos), que deben presentarse cada año, el presupuesto provisional sigue siendo una herramienta de gestión interna opcional.
Atención: sin embargo, existen algunas excepciones en las que el presupuesto provisional es obligatorio o casi obligatorio.
Las empresas sometidas a un procedimiento concursal (suspensión de pagos, concurso de acreedores) deben presentar un presupuesto provisional detallado ante el tribunal de comercio y el administrador concursal. Este documento es un requisito indispensable para la aprobación del plan de continuidad o de cesión.
Si su empresa solicita un préstamo empresarial, un crédito de tesorería o un contrato de arrendamiento financiero, el banco exigirá sistemáticamente un presupuesto provisional para un periodo de entre 12 y 36 meses. Sin este documento, su solicitud será rechazada de oficio.
Cualquier inversor (inversores ángeles, fondos de inversión, fondos de capital riesgo) solicitará un presupuesto provisional detallado para un periodo de entre tres y cinco años antes de plantearse participar en el capital. Es un paso imprescindible para demostrar la viabilidad del proyecto.
Los programas de ayuda a la creación de empresas (ACRE, préstamos de honor, subvenciones de BPI France) exigen la presentación de un presupuesto provisional en el plan de negocio para validar la elegibilidad del promotor del proyecto.
Las asociaciones que reciban subvenciones públicas superiores a 153 000 € al año deben elaborar un presupuesto provisional y remitirlo a sus financiadores (artículo L. 612-4 del Código de Comercio).
Pero entonces, ¿por qué elaborar un presupuesto provisional si no es obligatorio?
Aunque no exista ninguna obligación legal, el 95 % de las pymes con buenos resultados elaboran un presupuesto anual (fuente: estudio de BPI France de 2024).
Estas son las ventajas de elaborar un presupuesto anual para una pyme:
En resumen, el presupuesto provisional es jurídicamente opcional, pero estratégicamente indispensable. Una empresa sin presupuesto provisional navega a ciegas y aumenta el riesgo de sufrir dificultades financieras.
El presupuesto de explotación, también denominado cuenta de resultados prevista, presenta los gastos e ingresos previstos según su fecha de facturación (y no de pago). Permite verificar la rentabilidad futura de la empresa mediante la elaboración de varios escenarios de actividad.
Este tipo de documento provisional plasma el presupuesto de explotación, así como las inversiones y la financiación, en movimientos de tesorería. Esta estimación de los ingresos y gastos tiene en cuenta, entre otros aspectos, la fecha de pago de las facturas, el IVA y los reembolsos de préstamos. El presupuesto de tesorería ayuda a visualizar los picos en los que la empresa debe buscar financiación.
El objetivo de este documento es evaluar la evolución de los activos y pasivos de la empresa al cierre del próximo ejercicio, o incluso de varios ejercicios. Se deriva de la cuenta de resultados prevista, así como del plan de financiación y del presupuesto de tesorería. Muestra la estructura financiera futura, por ejemplo, al término de un proyecto de inversión.
El cuadro de financiación previsional recoge los gastos y los ingresos derivados de las hipótesis presupuestarias. Sirve para explicar la evolución de la tesorería de la empresa.
Este documento provisional detalla, para el próximo ejercicio:
El presupuesto provisional permite anticipar las dificultades de tesorería, gestionar el rendimiento, obtener financiación, fijar objetivos y ajustar rápidamente la estrategia. Es la herramienta fundamental de gestión financiera de cualquier empresa.
La previsión es una de las claves para mantener una empresa en pie, rentable y con una estructura financiera sólida. Sea cual sea el modelo económico o el negocio, sin liquidez, la viabilidad se ve rápidamente comprometida. A largo plazo, la actividad debe generar beneficios para poder invertir, amortizar los préstamos y remunerar a los socios. El plan de tesorería ayuda a disponer de esta visión financiera del futuro y a rectificar la estrategia si es necesario.
En determinados momentos de la vida de una empresa, resulta imprescindible elaborar un plan de negocio completo que incluya la parte financiera, es decir, los documentos de previsión. Este es el caso, por ejemplo, a la hora de buscar inversores, recaudar fondos o solicitar un préstamo bancario para realizar una inversión.
Otro objetivo habitual del presupuesto provisional por ejercicio contable es el seguimiento presupuestario. Los datos reales procedentes de la contabilidad mensual se comparan entonces con el presupuesto del periodo paraidentificar las desviaciones y analizarlas. Este seguimiento de la gestión presupuestaria ayuda a rectificar rápidamente tanto los gastos como los ingresos en caso de que se produzca un desajuste desfavorable para la empresa. En este sentido, el presupuesto provisional constituye una herramienta poderosa para el control de gestión operativa y financiera.
Los documentos de previsión están dirigidos tanto a los directivos como a los responsables de la empresa para la gestión diaria. Por ello, a menudo las primas de los responsables están lógicamente vinculadas al presupuesto de los distintos departamentos: comercial, RR. HH., producción, marketing, etc. Esto es lógico, ya que la elaboración del presupuesto se basa normalmente en sus objetivos individuales.
El presupuesto provisional también sirve a los accionistas y a los miembros de las juntas generales. Se envía a los bancos y a los auditores de cuentas en el caso de las empresas en cuestión. Como puede ver, los documentos provisionales contienen más o menos información en función de los destinatarios. Todo depende de la confidencialidad y del nivel de detalle del presupuesto que desee comunicar.
Más allá de su utilidad operativa, el presupuesto provisional es una herramienta de comunicación estratégica que permite compartir una visión común con las partes interesadas de la empresa.
De cara a los accionistas y socios, permite:
- Tranquilizar sobre la capacidad de la empresa para generar rentabilidad
- Justificar las decisiones estratégicas (inversiones, contrataciones) mediante proyecciones cuantificadas
- Facilitar los intercambios en la junta general con documentos prospectivos claros
En lo que respecta a los socios comerciales, un presupuesto provisional sólido demuestra tu solidez financiera y tu seriedad. Algunos grandes clientes o proveedores estratégicos pueden solicitarlo antes de comprometerse en una relación comercial duradera.
A nivel interno, comunicar las líneas generales del presupuesto a los equipos permite establecer un rumbo común, responsabilizar a los directivos de sus gastos y crear una dinámica colectiva en torno a objetivos compartidos.
La elaboración de un presupuesto provisional sigue una lógica secuencial en seis pasos. Aquí nos centramos en la cuenta de resultados provisional, que constituye la base del presupuesto global y permite verificar la rentabilidad prevista de su empresa.
Es bueno saberlo: La elaboración de un presupuesto provisional suele llevar entre 2 y 4 semanas en el caso de una pyme, dependiendo de la complejidad de la actividad y del nivel de detalle deseado. Este plazo incluye la recopilación de datos, las consultas con los equipos operativos y las rondas de validación.
La facturación prevista constituye el punto de partida de cualquier presupuesto. Debe ser objeto de una evaluación detallada, producto por producto (o servicio por servicio), en colaboración con los equipos comerciales. Para cada línea de productos, calcule:
La facturación prevista es el elemento principal. Debe ser objeto de una evaluación detallada en cuanto a cantidad y precio, en colaboración con el equipo comercial. A la hora de calcular la facturación prevista, los datos deben adaptarse a cada tipo de estructura. No olvide incluir también los demás ingresos de explotación: subvenciones, ayudas económicas, cuotas (en el caso de las asociaciones) u otros ingresos recurrentes relacionados con su actividad.
Una vez elaborado el presupuesto de volumen de negocios, calcule el margen bruto de cada línea o familia de productos. Este margen representa la diferencia entre el precio de venta y el coste de compra o de producción.
Fórmula: Margen bruto = Facturación - Compras consumidas (materias primas, mercancías)
Al multiplicar su facturación prevista por estos márgenes, obtendrá automáticamente el importe de las compras de mercancías o materias primas que debe presupuestar. Este importe se incluye posteriormente en la partida «compras consumidas» de su cuenta de resultados prevista. Este paso es crucial: un margen bruto demasiado bajo nunca le permitirá cubrir sus gastos fijos, ni siquiera con una facturación elevada.
Los gastos variables son aquellos cuyo importe fluctúa directamente en función de tu nivel de actividad. Cuanto más vendas, más aumentarán estos gastos de forma proporcional. Para presupuestarlos, parte de tus previsiones de facturación y aplica un ratio histórico o un coste unitario a cada partida. Por ejemplo: si tus comisiones comerciales representan el 3 % de la facturación, multiplica tu facturación prevista por 0,03.
Consejo: La distinción entre gastos fijos y variables puede variar según el sector. La electricidad es un gasto fijo para una consultoría, pero variable para una planta de producción.
Los gastos fijos (o gastos estructurales) se mantienen, en general, estables independientemente de su nivel de actividad. Constituyen la base ineludible de sus gastos anuales.
Para presupuestarlos, parte de los datos del año en curso y ajústalos en función de:
• Aumentos contractuales previstos (alquiler, salarios, seguros)
• Inversiones planificadas (contrataciones, nuevas instalaciones)
• Inflación prevista en determinadas partidas
Atención: Si su negocio da un salto cualitativo (construcción de un nuevo edificio, contratación de un nuevo equipo), sus gastos fijos aumentarán automáticamente.
La distinción entre gastos fijos y gastos variables permite calcular el umbral de rentabilidad. Se trata del nivel de facturación a partir del cual tu empresa empieza a obtener beneficios.
Fórmula del umbral de rentabilidad: Gastos fijos / Margen sobre los costes variables
Fórmula del margen sobre los costes variables: Ingresos - Costes variables / Ingresos
Una vez elaborada la cuenta de explotación, queda por completar el presupuesto provisional con los datos financieros y fiscales:
• Ingresos financieros: intereses generados por sus inversiones de tesorería
• Gastos financieros: intereses de préstamos bancarios, comisiones por descubierto, coste de los créditos a corto plazo
Para calcular los gastos financieros a corto plazo, evalúe cómo su necesidad de capital circulante va a evolucionar en función de la actividad.
Esta sección suele quedar en blanco (ingresos y gastos a 0), salvo que haya previsto operaciones excepcionales, como la reventa de un activo fijo.
Si su empresa está sujeta al impuesto sobre sociedades, calcule el impuesto estimado aplicando el tipo impositivo correspondiente a su resultado antes de impuestos:
• 15 % sobre los primeros 42 500 € de beneficio
• 25 % a partir de ahí
De este modo, obtendrá su resultado neto previsto, que constituye la última línea de su cuenta de resultados prevista.
Una vez elaborado su presupuesto provisional, hay ciertos indicadores financieros a los que conviene prestar especial atención durante el seguimiento mensual. Estos le permiten comprobar de un vistazo la salud financiera de su empresa y anticiparse a las dificultades.
El margen bruto mide la rentabilidad comercial de tu negocio. Se calcula de la siguiente manera:
Facturación - Costes de mercancías vendidas / Facturación x 100
¿Por qué hay que seguirlo? Una disminución del margen bruto puede indicar:
• Un aumento de los costes de aprovisionamiento que no se ha repercutido en los precios de venta
• Un aumento excesivo de los descuentos comerciales
• Un cambio en la gama de productos hacia productos menos rentables
Umbral de alerta: una desviación de más de 3 puntos con respecto a la previsión justifica un análisis detallado.
El umbral de rentabilidad es el nivel de facturación a partir del cual la empresa empieza a generar beneficios.
¿Por qué hay que seguirlo? Este indicador le permite:
• Determinar en qué fecha del año alcanzará la rentabilidad
• Medir su margen de seguridad (diferencia entre la facturación real y el umbral de rentabilidad)
• Evaluar el impacto de una caída de la actividad en sus resultados
Umbral de alerta: si su facturación mensual acumulada sigue siendo inferior al umbral de rentabilidad más allá del octavo mes, corre el riesgo de terminar el año con déficit.
El BFR representa la diferencia de tesorería entre los cobros de los clientes y los pagos a proveedores y gastos.
Capital circulante = Existencias + Cuentas por cobrar - Cuentas por pagar ¿Por qué hay que hacer un seguimiento? Un capital circulante que aumenta más rápido de lo previsto significa que:
• Se alargan los plazos de pago de tus clientes
• Aumentan tus existencias (sobreproducción, falta de ventas)
• Pagas a tus proveedores más rápidamente
Umbral de alerta: un aumento del capital circulante superior al 20 % con respecto a lo previsto puede provocar problemas de liquidez.
El CAF mide la capacidad de la empresa para generar flujo de caja a través de su actividad, antes del reparto de dividendos.
CAF = Resultado neto + Donaciones a amortizaciones + Provisiones
¿Por qué hay que tenerlo en cuenta? La CAF indica:
• Su capacidad para autofinanciar sus inversiones futuras
• Su margen de maniobra para amortizar sus préstamos
• Su autonomía financiera frente a los bancos
Umbral de alerta: Si su flujo de caja es negativo o insuficiente para cubrir los vencimientos de su préstamo, deberá revisar su estrategia de inversión o buscar financiación externa.
Ya sea por optimismo o por el deseo de «complacer» a los accionistas o a los bancos, algunos directivos inflan artificialmente sus previsiones de facturación sin basarse en datos sólidos.
Las consecuencias:
• Insuficiencia de liquidez (la facturación no llega con la suficiente rapidez)
• Contrataciones o inversiones prematuras
• Pérdida de credibilidad ante los financiadores durante las revisiones presupuestarias
Para evitarlo, puede:
• Basarse en su historial comercial (tasa de conversión, valor medio del carrito, estacionalidad)
• Aplicar un coeficiente de prudencia del 10 al 15 % a las nuevas fuentes de facturación
• Elaborar tres escenarios (optimista, realista y pesimista) y basar su presupuesto en el escenario realista
Conocer estos pasos para calcular el resultado previsto está muy bien. Pero si sigues nuestras recomendaciones, maximizarás tus posibilidades de que el ejercicio presupuestario sea un éxito. Esto es importante, por ejemplo, para presentar adecuadamente un proyecto de inversión a tu banco.
Para que un presupuesto provisional sea eficaz, debe basarse en objetivos claros. Su función principal es ayudar al directivo a anticipar sus flujos financieros y a tomar decisiones fundamentadas para dirigir la empresa. Por lo tanto, es esencial definir las prioridades, evaluar los recursos disponibles e identificar las actividades que generan valor, por ejemplo, mediante una previsión de contratación.
Pero el presupuesto no se elabora por sí solo. Se basa en hipótesis de actividad y crecimiento que conviene validar con los responsables de los servicios. Involucrarlos permite aprovechar su experiencia sobre el terreno y garantizar la implicación de los equipos, sobre todo teniendo en cuenta que, a menudo, se les evaluará al año siguiente en función de esos datos.
Por último, hay que encontrar el equilibrio adecuado entre el realismo y la ambición: los objetivos deben ser alcanzables para garantizar la credibilidad del presupuesto, sin dejar de ser estimulantes para optimizar el rendimiento de la empresa.
Para elaborar un presupuesto provisional adecuado, es importante determinar el nivel de detalle con el que se desea trabajar. En función de la complejidad de su empresa y de sus objetivos, puede optar por una estimación global o, por el contrario, por un seguimiento más preciso basado en la clasificación analítica o en las clases de gastos. Cuanto más detalladas sean sus previsiones, más preciso será el seguimiento futuro, pero esto también requiere más tiempo y rigor.
También hay que definir el horizonte temporal de tus previsiones. Lo más habitual es el año siguiente, complementado con una evaluación de los resultados del ejercicio en curso, lo que permite anticipar mejor las repercusiones financieras de las decisiones operativas. También puedes optar por un plan a más largo plazo, de entre 3 y 5 años, con un nivel de detalle más amplio, adecuado para una visión estratégica.
En realidad, un presupuesto no puede servir para el seguimiento presupuestario de (N+1) si no se elabora mes a mes. Esto es aún más cierto en el caso de las actividades que presentan estacionalidad. En este caso, elabore sus previsiones desde el principio, periodo por periodo y no para todo el año. De este modo, su relevancia es mayor y los responsables de la empresa disponen de datos precisos que pueden comparar cada mes con los datos contables reales.
.webp)
La mayoría de los empresarios se mueven entre dos escenarios presupuestarios. El primero es prudente, incluso pesimista, ya que contempla desde el principio las formas de salir adelante en caso de dificultades. El segundo, más favorable y audaz, constituye una fuente de inspiración para un futuro más positivo.
Por ejemplo, prueba un escenario hipotético con precios de venta bastante bajos y una comunicación limitada a unos pocos canales. La empresa no cuenta con un equipo comercial y ofrece un solo producto.
El segundo escenario presupuestario incluye un producto básico de bajo coste y un artículo más elaborado a un precio más elevado. La campaña de comunicación se amplía y utiliza entre tres y cuatro canales diferentes, con el apoyo de un director de marketing y de comerciales a comisión. Se lanza un nuevo producto durante el primer año, y luego se lanzan otros cuatro o cinco a lo largo de los dos años siguientes.
Mantener una actitud abierta ante las ambiciones optimistas permite estimular la creatividad de los empleados. Así, al elaborar el presupuesto provisional, no te limitas a calcular el peor de los escenarios. También tienes en cuenta perspectivas comerciales y financieras más favorables para saber qué rumbo seguir en el desarrollo de la empresa.
Para elaborar un presupuesto provisional es necesario comprender bien los datos y los indicadores financieros. Es fundamental conocer a fondo los objetivos comerciales (ventas, volumen de negocio, cuota de mercado), los costes fijos y variables, los gastos e ingresos financieros, el IVA y los impuestos. También es importante hacer un seguimiento de los principales ratios financieros, como el margen bruto, el margen sobre costes variables o el margen de explotación, para poder interpretar y ajustar sus previsiones.
Para ganar en precisión y eficacia, se recomienda utilizar herramientas adecuadas. Aunque Excel sigue siendo un clásico, los programas especializados en previsión de tesorería ofrecen un ahorro real de tiempo y una mayor fiabilidad. Automatizan los cálculos, garantizan la actualización de los datos y cuentan con una interfaz intuitiva, lo que permite al directivo centrarse en el análisis y la toma de decisiones en lugar de en las fórmulas.
La elaboración de unas previsiones pertinentes y fiables, especialmente en la fase de creación de la empresa, exige actuar con método y dominar adecuadamente los procesos financieros y contables. Pida ayuda a su contable y considere la posibilidad de adoptar una herramienta especializada en el seguimiento y la previsión de tesorería, como Fygr.
Descubra cómo Fygr puede transformar la gestión de su tesorería con una prueba gratuita. Durante un periodo limitado de 7 días, aproveche una nueva forma de gestionar las finanzas de su empresa:
Recupere el control de sus finanzas e impulse su crecimiento hoy mismo.