9 tips om uw cashmanagement te optimaliseren

1. Optimaliseer de incasso van vorderingen

Verkopen is prima... Maar geld ontvangen is nog beter! Zodra u uw factuur verstuurt, wordt u een crediteur. Maar zolang deze vordering niet is betaald, kan uw behoefte aan liquide middelen blijven toenemen.

Het is waar dat betalingstermijnen kopers de mogelijkheid bieden om hun schulden pas enkele dagen na ontvangst van de goederen of na levering van de dienst te voldoen. Maar zodra de betalingstermijn is verstreken, moet u ervoor zorgen dat het geld binnenkomt. Deze kasstroom is namelijk van groot belang voor de financiering van uw bedrijfscyclus, uw eenmalige uitgaven en uw investeringen.

Om uw kansen op succes bij het innen van vorderingen te maximaliseren, raden wij u aan om:

• de betalingstermijnen voor uw verkopen duidelijk vermelden op uw facturen en in uw algemene verkoopvoorwaarden;
• uw incasso nauwlettend volgen;
• uw aanmaningen automatiseren;
• het betalen van aanbetalingen stimuleren door kortingen aan te bieden;
• verschillende betaalmethoden (creditcard, overschrijving, automatische incasso) en betalingswijzen (contant, in termijnen zonder extra kosten, korting) aanbieden.

2. Betaal uw schulden op tijd

Het is van cruciaal belang om uw schulden op tijd te betalen, zodat u optimale zakelijke relaties met uw leveranciers onderhoudt en bepaalde kosten (boetes voor te late betaling, toeslagen en rente) vermijdt. Door uw schulden binnen de toegekende betalingstermijnen te voldoen, optimaliseert u bovendien uw kasstroom. Zolang u namelijk niet betaalt, kunt u de kasmiddelen gebruiken om uw dagelijkse activiteiten te financieren. Dit is een uitstekende manier om een hefboomeffect te creëren:

1. u gebruikt de verworven middelen om activiteiten te genereren (personele, materiële en immateriële middelen);
2. deze activiteit levert extra inkomsten op uit uw verkopen;
3. daarna betaalt u uw schulden af;

Zo kunt u, dankzij de marge die uw bedrijf genereert en de optimalisatie van uw behoefte aan werkkapitaal, uw bedrijf op de best mogelijke manier aansturen.

Om er zeker van te zijn dat u uw leveranciers op tijd betaalt, kunt u uw betalingen op tijd inplannen via uw bankapp of een betalingssoftware voor leveranciers, zoals Libeo. Houd er rekening mee dat u, als uw werkkapitaal dit toelaat, kunt proberen kortingen te bedingen door aan te bieden bepaalde facturen vooraf te betalen. Dit is een uitstekende manier om uw kasmiddelen in te zetten om uw marges te verbeteren.

3. Houd uw kasstroom regelmatig bij

Veel bedrijfsleiders willen het financiële beheer van hun bedrijf verbeteren. Maar hoeveel van hen zorgen er voor een regelmatige en nauwkeurige monitoring van hun kasstroom? Tegenwoordig kunt u met oplossingen voor kasstroombeheer, zoals Fygr, uw kasstroom eenvoudig volgen, waar en wanneer dan ook. Dat is het uitgangspunt om te weten hoe u ervoor staat. Vervolgens moet u er een gewoonte van maken. Wij raden u niet aan om meerdere keren per dag de rekeningen van uw bedrijf te bekijken. Maar wel om minstens één moment in de week te besteden aan het bijhouden van uw kasstroom:

• berekening van de kasstroom;
• saldoanalyse;
• stand van zaken met betrekking tot de invordering;
• analyse en bijwerking van de prognoses.

Deze eenvoudige gewoonte is een eerste stap op weg naar een strak en efficiënt financieel beheer. Een beheer dat uw bedrijf ten goede komt en u gemoedsrust biedt.

Het bijhouden van uw kasstroom is ook essentieel voor het optimaliseren van uw beleggingen, bijvoorbeeld via een holding. Lees ook ons artikel over het specifieke geval van SCI’s.

4. Krijg inzicht in uw uitgaven, zodat u ze beter onder controle kunt houden

Er zijn twee soorten uitgaven: investeringsuitgaven (CAPEX) en exploitatiekosten (OPEX). Uw investeringsuitgaven worden in principe gefinancierd met uw eigen vermogen en leningen. Exploitatiekosten worden daarentegen gefinancierd met kasmiddelen. Het zijn deze uitgaven die u nauwlettend in de gaten moet houden om uw uitgaande kasstromen te verminderen. Hiervoor moet u elke uitgave categoriseren en uzelf regelmatig de volgende vragen stellen:

• Is deze uitgave essentieel voor mijn bedrijf?
• Kan het worden verkleind?

De antwoorden op deze vragen helpen u maatregelen te nemen om bepaalde uitgaven te verminderen of onder controle te houden.

Een ander onderscheid dat u moet kennen: het verschil tussen vaste kosten en variabele kosten. Het is heel eenvoudig:

• Vaste kosten houden geen rechtstreeks verband met uw bedrijfsvolume. Het gaat om structurele kosten die in stappen stijgen (bijvoorbeeld: huur, verzekeringen, salarissen).
• De variabele kosten stijgen evenredig met uw bedrijfsvolume. Het kan bijvoorbeeld gaan om grondstoffen, energie, uitbesteding, enz.

Deel al uw uitgaven in categorieën in, zodat u inzicht krijgt in de variabele en vaste kosten. Dit is erg nuttig. Enerzijds kunt u zo in de gaten houden of uw variabele kosten niet sneller stijgen dan uw omzet („schaar-effect“). Anderzijds kunt u uw break-evenpunt berekenen: het omzetbedrag dat nodig is om winst te maken.

Hoe hoger uw vaste kosten zijn, hoe hoger ook uw break-evenpunt zal zijn. Als u dus uw vaste kosten verlaagt, zal de omzet die nodig is om winst te genereren lager zijn. Dit benadrukt één ding: hoe flexibeler uw kostenstructuur is (d.w.z. hoe lager de vaste kosten zijn), hoe beter uw bedrijf zich kan aanpassen aan schommelingen in de bedrijfsactiviteit. En uw financiën zullen minder kwetsbaar zijn. Houd dus uw verschillende kostencategorieën en uw break-evenpunt goed in de gaten.

💡 Let op: het break-evenpunt kan ook worden berekend in aantal dagen omzet. Deze indicator wordt de rentabiliteitsdrempel genoemd. Hiermee kun je bepalen op welke dag van het jaar het bedrijf winstgevend wordt.

Laten we eens een voorbeeld nemen:

Jaaromzet: 1 000 000 €

Vaste kosten (VK): 250.000 €

Variabele kosten (VK): 35% van de omzet (ofwel 350.000 €)

Marge op de balans (MCV) = 1 000 000 - 350 000 = 650 000 €

MCV-percentage = 650.000 / 1.000.000 = 65%

Break-evenpunt = CF / MCV-ratio = 250 000 / 0,65 = 384 615 €

SR = (CF / MCV-rente) / (jaaromzet / 360 dagen)

SR = (250 000 / 0,65) / (1 000 000 / 360) = 138 dagen

Het bedrijf wordt winstgevend na 138 dagen.

5. Pas je snel aan

Hoewel prognoses een van de belangrijkste factoren zijn bij financieel beheer (daar gaan we zo meteen op in), kunnen onvoorziene gebeurtenissen uw kasstroom beïnvloeden. We denken bijvoorbeeld aan een onverwachte wanbetaling door een klant, een crisis, een storing, enzovoort. U kunt deze gebeurtenissen niet voorspellen, maar u kunt wel van tevoren weten welke goede praktijken u moet toepassen „voor het geval dat“:

• bepaalde kosten kunnen beperken of elimineren;
• een deel van de activiteiten een nieuwe richting geven;
• een bedrag aan contant geld opzij zetten.

Deze verschillende maatregelen vereisen een groot aanpassingsvermogen. Zorg ervoor dat u uw uitgaven onder controle houdt, over voldoende eigen middelen en financiële onafhankelijkheid beschikt en uw activiteiten niet te veel concentreert op bepaalde sectoren, producten, diensten of klanten.

6. Plannen en anticiperen: de winnende combinatie

Om uw bedrijf te beschermen en uw financieel beheer te optimaliseren, is het opstellen van een kasstroomplan de beste keuze. Zonder prognoses kunt u immers niet van tevoren weten wat de kasstromen en banksaldi van uw bedrijf zullen zijn. Dat is „op goed geluk sturen“.

Het opstellen van een kasstroomplan kan intimiderend zijn: bankgegevens samenvoegen, lopende in- en verkopen toevoegen, prognoses maken, uw tabellen regelmatig bijwerken… Maar tegenwoordig zijn er kant-en-klare oplossingen voor (daar komen we later op terug). Om beslissingen te nemen op basis van de financiële gevolgen, moet u bovendien verschillende scenario’s uitwerken.

Voorbeeld:

• Scenario A: aanvaarding van bestelling Y en aanwerving van een extra fulltime medewerker;
• Scenario B: afwijzing van de bestelling Y en investering in een communicatieplan van 50.000 euro over een periode van zes maanden.

Uw kasstroomplan wordt dan een stuurinstrument, ideaal om weloverwogen beslissingen te nemen, te plannen en te anticiperen.

Wist u dat Fygr de eerste oplossing is die automatisch kasstroomprognoses kan opstellen met behulp van een slimme tool? Al uw bankrekeningen worden op één enkel platform samengebracht, zodat u uw kaspositie kunt controleren en rood staan kunt voorkomen. U definieert categorieën die specifiek zijn voor uw bedrijf en bekijkt eenvoudig uw uitgavenposten (handig om kosten te schrappen die u overbodig vindt). Onze algoritmen stellen automatisch een aanpasbare kasstroomprognose op. Vervolgens kunt u scenario's creëren en uw activiteiten met een gerust hart aansturen. Laat Fygr voor u werken, neem de controle over uw kasstroom weer in eigen handen en maak een einde aan handmatige berekeningen.

7. Zoek de juiste financiering

Ondanks alle goede praktijken die u kunt toepassen, zal uw bedrijf altijd af en toe behoefte hebben aan extra liquiditeit (tenzij het over aanzienlijke liquiditeitsoverschotten beschikt). De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

• Een toename van de activiteiten, waardoor er kosten moeten worden voorgeschoten (diverse aankopen, personeelswerving, apparatuur, marketing, enz.).
• Een onvoorziene uitgave, zoals de vervanging van dure apparatuur.
• Een sterke seizoensgebondenheid, die verband houdt met uw bedrijfstak of die van uw belangrijkste klanten.
• enz.

Deze gebeurtenissen doen geen afbreuk aan de winstgevendheid van uw bedrijfsmodel. Ze vereisen echter wel financiering op korte termijn. Om uw kasstroom te optimaliseren, moet u de financieringsvorm kiezen die het beste bij uw situatie past.

De belangrijkste zijn:

• Kasvoorschotten: kortlopende kredieten die door banken worden verstrekt (bijvoorbeeld kasfaciliteiten of rekening-courantkredieten).
• Seizoenskrediet: een door banken aangeboden kortlopende financiering voor bedrijven met seizoensgebonden schommelingen in hun activiteiten.
• Factoring: een financieringsmethode waarbij u het beheer van bepaalde vorderingen toevertrouwt aan een gespecialiseerde kredietinstelling (een „factor“) in ruil voor een vervroegde terugbetaling.
• Leasing: een financieringsvorm waarbij u een goed huurt met de mogelijkheid om er aan het einde van het contract eigenaar van te worden. Hiermee kunt u apparatuur financieren zonder een eigen inbreng of een banklening.
• Revenue-based financing (RBF): een innovatieve financieringsvorm waarmee e-commerce- en SaaS-bedrijven hun acquisitiecampagnes kunnen financieren. De terugbetaling wordt afgestemd op de inkomsten uit de activiteit en de kosten (commissie) zijn vooraf bekend.

Om de juiste financiering te kiezen, raden wij u aan contact op te nemen met uw bankier of uw financieel adviseur.

8. Overleg regelmatig met uw bankier

Uw bankier is een zakenpartner. Hij begeleidt u bij alle fasen van de ontwikkeling van uw bedrijf. Het is van cruciaal belang om hem regelmatig op de hoogte te houden van de operationele ontwikkelingen binnen uw bedrijf, want zo zal hij uw financieringsbehoeften beter begrijpen wanneer deze zich voordoen. Door nauw contact te onderhouden met uw adviseur, is de kans bovendien groter dat u op de hoogte wordt gebracht van de financieringsmogelijkheden – en zelfs verzekeringen – die voor uw bedrijf beschikbaar zijn.

Een van de beste tips die we u kunnen geven, is deze: omring uzelf met adviseurs die experts zijn in hun vakgebied, betrek hen zo vaak mogelijk bij uw project en maak zo snel mogelijk gebruik van hun expertise.

9. Laat u adviseren

Cashmanagement is niet eenvoudig en vergt tijd om:

• de basisbeginselen van de boekhouding begrijpen;
• de juiste methoden invoeren;
• de beste hulpmiddelen kiezen;
• een kasstroomplan opstellen;
• weloverwogen beslissingen nemen.

Maar tussen uw kernactiviteiten en de ontwikkeling van uw bedrijf beschikt u niet altijd over alle middelen die nodig zijn om uw financieel beheer te optimaliseren. Maar gelukkig kunt u zich omringen met experts die u kunnen helpen de juiste beslissingen te nemen: accountant, extern financieel directeur, financieel adviseur, bankier, enz. Zoals we zojuist hebben gezien, is het weten hoe u op de juiste mensen kunt vertrouwen een van de belangrijkste succesfactoren voor ondernemers. Grijp deze kans dus aan en blijf uw bedrijf met een gerust hart verder ontwikkelen.

Hier zijn onze 9 beste tips om het kasbeheer van uw bedrijf te optimaliseren. Neem de tijd om deze goede praktijken in te voeren en houd ze op de lange termijn vol. Uw inspanningen zullen worden beloond met betere financiële resultaten. Besef ook dat een strikt en regelmatig beheer van uw financiën u dagelijks meer duidelijkheid en gemoedsrust biedt, zodat u uw bedrijf onder de juiste omstandigheden kunt laten groeien.

Exclusieve aanbieding: probeer Fygr gratis uit!

Ontdek hoe Fygr je cash management kan veranderen met een gratis proefversie. Profiteer voor een beperkte periode van 7 dagen van een nieuwe manier om de financiën van je bedrijf te beheren:

• Volledige toegang tot de tool zonder verplichtingen
• Eenvoudige integratie met uw management- en boekhoudtools
• Gratis ondersteuning van een expert op het gebied van financieel beheer

Neem de controle over je financiën terug en stimuleer je groei vandaag nog!