Cómo optimizar la gestión de tesorería de su empresa de servicios B2B

En el sector B2B, los plazos de pago son estructuralmente largos, superando a menudo los 60 días. Esta situación crea un desfase importante entre la realización de las prestaciones y su pago efectivo, lo que ejerce una presión permanente sobre la tesorería.

Este fenómeno se ve amplificado por la necesidad de seguir haciendo frente a los gastos fijos mensuales (salarios, alquileres, proveedores) a pesar de la ausencia de ingresos en efectivo. La necesidad de capital circulante se vuelve entonces particularmente elevada, y puede representar varios meses de ventas.

La multiplicación de los clientes y la diversidad de las condiciones de pago complican aún más la situación, creando una necesidad constante de financiación para garantizar la continuidad de la empresa.

Las empresas de servicios B2B se enfrentan a ingresos muy irregulares. Los contratos pueden variar considerablemente en tamaño y duración, creando picos y caídas en la actividad que son difíciles de predecir.

Además, la estacionalidad específica de ciertos sectores y la dependencia de unos pocos clientes importantes cuyos pedidos pueden representar una proporción significativa de las ventas pueden tener un impacto en la regularidad de los ingresos.

La variabilidad de los ingresos hace que sea particularmente difícil planificar las inversiones y mantener un nivel estable de flujo de caja, exponiendo a la empresa al riesgo de estrés financiero durante los períodos de inactividad.

El sector B2B se caracteriza por ciclos de venta especialmente largos, que pueden durar de varios meses a varios años. Estos largos ciclos implican importantes costes comerciales y operativos incluso antes de la firma de un contrato.

Durante este periodo, la empresa tiene que soportar importantes costes fijos (equipos de ventas, preventa, desarrollo) sin tener la certeza de completar la venta. Esta situación ejerce una fuerte presión sobre la tesorería.

La complejidad de los procesos de toma de decisiones para los clientes B2B, que a menudo implican múltiples contactos y aprobaciones, alarga aún más estos ciclos y aumenta la incertidumbre sobre las fechas reales de cobro, complicando considerablemente la gestión de la tesorería.

Automatizar el seguimiento de los pagos se ha convertido en algo esencial para las empresas B2B que se enfrentan a un gran número de transacciones. Esta práctica proporciona una visión en tiempo real del dinero que entra y sale, evitando sorpresas desagradables y descuidos costosos.

Al centralizar automáticamente toda la información de pagos en un único sistema, las empresas pueden detectar inmediatamente los retrasos en los pagos y las anomalías. Esta mayor vigilancia significa que pueden identificar rápidamente a los clientes en situación de riesgo y tomar las medidas necesarias antes de que la situación se deteriore.

La sincronización automática con las cuentas bancarias elimina los errores de introducción manual y libera un tiempo valioso para los equipos financieros, que pueden concentrarse en tareas de mayor valor añadido, como el análisis financiero y la estrategia.

Las previsiones de tesorería son la piedra angular de una gestión financiera eficaz en el B2B. Permiten anticipar los periodos de tensión y de superávit teniendo en cuenta todos los flujos financieros previstos: ingresos de clientes, costes fijos, inversiones y reembolsos de préstamos.

Estas previsiones deben incorporar diferentes escenarios (optimista, pesimista, realista) para permitir a la empresa prepararse para todas las eventualidades. Se basan en datos históricos, en los contratos en curso y en la cartera de ventas para establecer proyecciones fiables.

La actualización periódica de estas previsiones, idealmente con una periodicidad semanal, permite ajustar rápidamente la estrategia financiera en función de la evolución real de la empresa y del mercado.

Una gestión optimizada de la tesorería implica equilibrar cuidadosamente las entradas y salidas de efectivo. Esto implica negociar condiciones de pago favorables con los clientes y mantener al mismo tiempo buenas relaciones con los proveedores.

Unos procesos de facturación eficientes, con plazos claramente definidos y condiciones de pago simplificadas, aceleran los ingresos de efectivo. Al mismo tiempo, el escalonamiento estratégico de los desembolsos contribuye a mantener niveles óptimos de tesorería.

Esta optimización también implica una política estructurada de recordatorio a los clientes y la negociación de las condiciones de pago a los proveedores en consonancia con el ciclo operativo de la empresa. El objetivo es minimizar el desfase entre los pagos efectuados y los recibidos.

El software de gestión de tesorería aborda todos los problemas anteriores. Centraliza toda la información financiera y automatiza el proceso de seguimiento y elaboración de informes. Proporciona una visión clara e instantánea de la posición de tesorería.

Fygr es un paquete de software de gestión de tesorería que se adapta perfectamente a las necesidades de gestión de tesorería de las empresas de servicios B2B.