Hoe u het kasbeheer voor uw B2B-dienstverlener optimaliseert

In de B2B-sector zijn de betalingstermijnen structureel lang, vaak meer dan 60 dagen. Deze situatie creëert een aanzienlijk tijdsverschil tussen de voltooiing van diensten en de daadwerkelijke betaling ervan, waardoor de cashflow permanent onder druk komt te staan.

Dit fenomeen wordt nog versterkt door de noodzaak om vaste maandelijkse uitgaven (salarissen, huur, leveranciers) te blijven doen ondanks de afwezigheid van kasontvangsten. De behoefte aan werkkapitaal wordt dan bijzonder groot en kan oplopen tot enkele maanden omzet.

De toename van het aantal klanten en de verscheidenheid aan betalingstermijnen maken de situatie nog complexer, waardoor er voortdurend behoefte is aan financiering om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen.

B2B-dienstverlenende bedrijven worden geconfronteerd met zeer onregelmatige inkomsten. Contracten kunnen aanzienlijk variëren in omvang en duur, waardoor pieken en dalen in de activiteit ontstaan die moeilijk te voorspellen zijn.

Bovendien kunnen de seizoensgebondenheid die eigen is aan bepaalde sectoren en de afhankelijkheid van enkele grote klanten wier bestellingen een aanzienlijk deel van de omzet kunnen vertegenwoordigen, een invloed hebben op de regelmatigheid van de inkomsten.

De variabiliteit van de inkomsten maakt het bijzonder moeilijk om investeringen te plannen en een stabiel niveau van cashflow te behouden, waardoor het bedrijf wordt blootgesteld aan het risico van financiële stress tijdens slappe periodes.

De B2B-sector wordt gekenmerkt door bijzonder lange verkoopcycli, die van enkele maanden tot enkele jaren kunnen duren. Deze lange cycli brengen aanzienlijke commerciële en operationele kosten met zich mee, zelfs voordat een contract is ondertekend.

Tijdens deze periode moet het bedrijf aanzienlijke vaste kosten dragen (verkoopteams, pre-sales, ontwikkeling) zonder de zekerheid te hebben dat de verkoop wordt afgerond. Deze situatie legt een zware druk op de cashflow.

De complexiteit van besluitvormingsprocessen voor B2B-klanten, waarbij vaak meerdere contacten en goedkeuringen komen kijken, verlengt deze cycli nog meer en vergroot de onzekerheid over de werkelijke inningsdata, wat het cashflowbeheer aanzienlijk bemoeilijkt.

Het automatisch bijhouden van betalingen is essentieel geworden voor B2B-bedrijven die te maken hebben met een groot aantal transacties. Deze praktijk biedt een realtime overzicht van geld dat binnenkomt en uitgaat, waardoor onaangename verrassingen en kostbare vergissingen worden voorkomen.

Door alle betalingsinformatie automatisch in één systeem te centraliseren, kunnen bedrijven betalingsachterstanden en onregelmatigheden onmiddellijk opsporen. Deze verhoogde waakzaamheid betekent dat ze klanten die risico lopen snel kunnen identificeren en de nodige actie kunnen ondernemen voordat de situatie verslechtert.

Automatische synchronisatie met bankrekeningen elimineert handmatige invoerfouten en maakt kostbare tijd vrij voor financiële teams, die zich kunnen concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals financiële analyse en strategie.

Kasstroomprognoses zijn de hoeksteen van effectief financieel beheer in B2B. Ze stellen je in staat te anticiperen op perioden van spanningen en overschotten door rekening te houden met alle verwachte financiële stromen: ontvangsten van klanten, vaste kosten, investeringen en terugbetalingen van leningen.

Deze prognoses moeten verschillende scenario's bevatten (optimistisch, pessimistisch, realistisch) zodat het bedrijf zich op alle eventualiteiten kan voorbereiden. Ze zijn gebaseerd op historische gegevens, lopende contracten en de verkooppijplijn om betrouwbare prognoses op te stellen.

Het regelmatig bijwerken van deze prognoses, idealiter wekelijks, betekent dat de financiële strategie snel kan worden aangepast aan de werkelijke bedrijfs- en markttrends.

Een geoptimaliseerd kasstroombeheer houdt in dat de inkomende en uitgaande kasstromen zorgvuldig in evenwicht worden gebracht. Dit omvat het onderhandelen over gunstige betalingsvoorwaarden met klanten en het onderhouden van goede relaties met leveranciers.

Efficiënte factureringsprocessen, met duidelijk gedefinieerde deadlines en vereenvoudigde betalingstermijnen, versnellen de kasontvangsten. Tegelijkertijd helpt een strategische spreiding van de uitbetalingen om optimale kasniveaus te behouden.

Deze optimalisatie omvat ook een gestructureerd herinneringsbeleid voor klanten en het onderhandelen over betalingstermijnen met leveranciers in overeenstemming met de bedrijfscyclus. Het doel is om het tijdsverschil tussen uitgaande en inkomende betalingen te minimaliseren.

Cash management software pakt alle bovenstaande problemen aan. Het centraliseert alle financiële informatie en automatiseert het controle- en rapporteringsproces. Het biedt een duidelijk en ogenblikkelijk overzicht van de kaspositie.

Fygr is een softwarepakket voor kasbeheer dat bij uitstek geschikt is voor de behoeften op het gebied van kasbeheer van B2B-dienstverlenende bedrijven.