Les 3 étapes clés d’un budget prévisionnel de recrutement réussi

Ambre Rotenberg
July 21, 2023
5 min

Recruter est une décision stratégique pour une entreprise. Une erreur de casting ou le départ inattendu d’une nouvelle recrue viennent vite ternir les efforts et les investissements fournis… Il est donc essentiel d’établir un budget prévisionnel de recrutement, pour estimer le rapport bénéfices-coûts pour votre entreprise. Mais comment définir le budget prévisionnel ? Comment minimiser le risque d’erreur ? Nous vous dévoilons dans cet article les secrets d’un budget réussi pour permettre à votre entreprise de passer à la vitesse supérieure ! 🤩🚀

Qu’est-ce qu’un prévisionnel de recrutement?

Définition

Le budget prévisionnel de recrutement correspond à l’ensemble des coûts et des dépenses que l’on pourra accorder à la fonction recrutement d’une entreprise pour l’année à venir. C’est un processus stratégique permettant aux entreprises de planifier et d’anticiper leurs besoins futurs en ressources humaines, en identifiant les postes vacants à pourvoir et les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs sur une période donnée.

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Quels éléments prendre en compte?

Établir un budget de recrutement revient à considérer le coût total qu’un recrutement vous a pris. Il y a donc trois éléments à prendre en compte: les frais internes, les frais externes et tous les paramètres liés à votre service de recrutement.

Les frais internes de l’entreprise📄

Les frais internes correspondent à l’ensemble des dépenses propres à l’entreprise:

  • Le salaire brut des collaborateurs en charge du recrutement et les charges patronales associées
  • Le coût de structure pour l’activité (locaux et équipements)
  • L’implication des opérationnels : passation d’entretien, validation des candidatures, coût de l’onboarding et de la formation, etc.

Les frais externes de l’entreprise📄

  • Logiciels et outils externes: ATS, licence, Saas
  • Sites d’emploi ou de diffusion payant
  • Réseaux sociaux
  • Externalisation des besoins en recrutement de l’entreprise

Les paramètres liés à votre service de recrutement📄

  • Dépenses globales de l’activité de recrutement: nombre de recrutements effectués l’année passée
  • Les prévisions de coûts pour l’année N+1 : le nombre de recrutement prévus pour l’année à venir
  • Les imprévus qui pourraient intervenir

Pourquoi construire un budget prévisionnel de recrutement?

Un budget de recrutement maîtrisé est une pratique clé pour une gestion efficace des ressources humaines et une planification financière solide. Cela permet à votre entreprise de :

Prévoir les coûts

En effet, cela permet de prendre conscience du nombre de recrutements à effectuer dans l’année pour déterminer le budget total (annonces payantes, faire appel à un recruteur externe, etc.)

Prévoir les besoins en trésorerie

Une fois les coûts établis, il est facile de savoir quels sont les besoins en trésorerie pour financer ce plan de recrutement.

Anticiper les imprévus

Il est important de prendre en compte les paramètres imprévus. En effet, l’activité peut être sujette à de nombreux imprévus comme des démissions. Les prendre en compte permettra donc de prévoir en amont les imprévus et les solutions à adopter.

Optimiser ses processus de recrutement

Comment ? En identifiant les points d’amélioration d’un recrutement à l’autre. En effet établir le budget permet d’avoir une meilleure vision de l’activité de recrutement et par la suite de définir les axes d’amélioration et les priorités.

Renforcer sa compétitivité !

Construire un bon plan de recrutement permettra d’optimiser le ratio coûts-bénéfices, donc de réduire simultanément les coûts et de favoriser la croissance!

Le secret en 3 étapes d’un budget réussi

Une fois que vous savez quels sont les éléments à prendre en compte (cf. “Quels éléments prendre en compte”), nous allons maintenant voir quelles sont les 3 étapes à suivre pour construire le budget de recrutement.

Listez l’ensemble des dépenses de recrutement de l’année N

La première étape est de définir les coûts de recrutement en faisant une liste de l’ensemble des frais et des coûts que l’on a pu avoir dans l’activité de recrutement au cours de l’année N.

D’abord, il s’agit de lister l’ensemble des dépenses dans les activités de recrutement. Pour cela, réfléchissez à toutes les dépenses effectuées. Il faut à la fois prendre en compte les frais internes et les frais externes (dont le détail est donné plus haut).

Une fois que cette liste est dressée, vous pouvez désormais calculer le coût global de l’année N et estimer les prévisions pour l’année N+1. Il vous faudra pour cela définir 2 éléments :

  • Les dépenses globales de l’année dans votre activité de recrutement
  • Les prévisions d’évolution des coûts pour l’année N+1 (augmentation de salaires et de certaines charges)

Estimez le coût du salarié

En complément du salaire prévu, on y ajoute des frais:

  • Les charges patronales:

charges patronales = Salaire * (1 + taux de charges patronales)

  • Les autres charges dans le cadre d’un salarié en poste : avantages (primes, heures supplémentaires, remboursement des transports etc.), charges sociales patronales, assurance vieillesse, invalidité, chômage, prévoyance professionnelle, frais de formation, restauration d’entreprise, afterworks, frais de déplacement professionnels, coût de l’improductivité des salariés, etc.
  • Les frais annexes dans le cadre du recrutement: médecine du travail, mutuelle, aides au déménagements, primes de bienvenue, coûts liés à l’achat de matériel, etc.

Il est aussi utile de calculer le coût d’un recrutement. Ce coût représente l’investissement de votre entreprise et sera bénéfique pour calculer le retour sur investissement.

Coût d’un recrutement = frais internes + frais externes / le nombre de recrutements réalisés sur la même période.

Evaluez le taux de réussite de vos recrutements afin d’optimiser votre budget

Vous avez désormais toutes les clés pour élaborer un bon plan de recrutement. Mais ces démarches ont-elle permis d’aboutir à un recrutement réussi ? Afin de vérifier cela, il faut impérativement mesurer le taux de réussite de vos recrutements afin d’en déterminer les points forts et les points faibles. Il existe plusieurs indicateurs pour estimer la plus value générée par vos recrutements.

L’indicateur incontournable est bien évidemment le Retour sur Investissement (ROI). Le ROI définit combien rapporte un investissement par rapport à son coût.

ROI d’un recrutement = ((gain apporté par le collaborateur – le coût de celui-ci) / coût du collaborateur) X 100

Il existe d’autres indicateurs notamment:

  • Qualité de l’embauche: évalue la réussite d’une embauche en prenant en compte le taux de rétention des nouveaux employés, leur performance durant les 12 premiers mois et la satisfaction du recruteur.
  • Efficacité des canaux de recrutement : Ce critère mesure la performance des différents canaux de recrutement utilisés en comparant le nombre total d'impressions générées par chaque canal avec le nombre de candidats reçus.
  • Nombre de nouvelles recrues par recruteur : Cet indicateur permet de déterminer la productivité des recruteurs en calculant le nombre moyen de nouvelles recrues qu'ils ont réussi à embaucher.
  • Ratio de sélection : Ce ratio évalue la sélectivité du processus de recrutement en comparant le nombre de candidats retenus pour un entretien avec le nombre total de candidatures reçues.

 

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Un budget prévisionnel de trésorerie réussi est donc un outil essentiel pour une gestion financière efficace et une prise de décision éclairée. En collectant et en analysant des données précises, en prenant en compte les facteurs externes et internes, en étant flexible et préparé à différents scénarios, et en effectuant un suivi et une révision régulière, l'entreprise peut assurer une gestion optimale de sa trésorerie. Un budget prévisionnel de trésorerie bien élaboré contribue à renforcer la stabilité financière de l'entreprise et à favoriser sa croissance durable.

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