La manière dont vous gérez votre trésorerie a un impact direct sur votre activité. Pour garantir sa pérennité, vous devez en effet pouvoir comprendre, analyser, contrôler et anticiper tous les flux qui entrent et sortent de vos comptes. D'un seul coup d’œil vous devez donc pouvoir tout visualiser pour prendre les meilleures décisions. Et pour cela, rien de mieux qu'un outil de gestion de trésorerie. Mais avant de vous lancer, voici les erreurs à éviter dans le choix et l'utilisation de votre outil.
Un logiciel de trésorerie permet de centraliser, automatiser et fiabiliser le suivi des flux financiers de l’entreprise. Avant de découvrir les erreurs à éviter dans la mise en place d’un outil de gestion trésorerie, il est important de comprendre pourquoi ce type d'outil est impensable. En effet, de nombreux dirigeants d'entreprise utilisent des tableaux Excel pour consigner leurs flux (encaissements et décaissements). Et pour faire cela, ils s’appuient uniquement sur leurs relevés bancaires. Mais cette stratégie est loin d’être adéquate.
En effet, bien qu'Excel offre une grande flexibilité (et une grande facilité d’utilisation), il ne permet pas de visualiser les mouvements de trésorerie en temps réel. Sur Excel, les données sont figées et les mettre à jour manuellement est la meilleure façon de commettre des oublis ou des erreurs de saisie. Les chiffres de vos tableaux Excel sont ainsi intéressants lorsqu’ils viennent juste d’être enregistrés, mais dès le lendemain, ils deviennent obsolètes. Dans ce contexte, adopter une véritable alternative à Excel pour la trésorerie devient indispensable pour gagner en fiabilité et en réactivité.
De la même façon, si vous contrôlez vos flux à partir de vos relevés de comptes bancaires, vous n’obtenez qu’une situation statique de vos comptes à un moment donné. Or, pour consolider l’ensemble de vos flux, vous avez besoin d’obtenir des données en temps réel et de vous projeter dans l'avenir. C’est pourquoi utiliser un outil de gestion de trésorerie dédié est indispensable. Il vous permet de :
Ces fonctionnalités permettent de mettre en place un suivi de trésorerie précis, continu et directement exploitable pour la prise de décision.
Utiliser un outil de gestion de trésorerie vous permet d’avoir une vision juste et détaillée de votre situation financière et ainsi d'effectuer les ajustements nécessaires. Vous évitez ainsi les découverts, les factures impayées qui tardent et anticipez tous les événements pouvant vous mettre dans le rouge. Et si vous souhaitez demander une ligne de crédit, vous disposez de tous les éléments financiers à présenter. Mais avant de mettre en place un tel outil, nous vous proposons de faire un tour d’horizon des pièges à éviter. Elles facilitent également la production d’un reporting de trésorerie clair et structuré à destination des banques et partenaires financiers.
Un bon pilotage de trésorerie repose avant tout sur des outils alignés avec les enjeux réels de l’entreprise.
Avant de mettre en place votre outil de gestion de trésorerie, il est important de bien réfléchir à vos besoins afin de choisir les fonctionnalités les plus adaptées. Découvrez ci-dessous tous les pièges à éviter absolument.
La première erreur consiste en effet à choisir rapidement un outil, sans s’être posé la question en amont : de quoi ai-je réellement besoin ? Si vous avez besoin uniquement d’avoir une visibilité claire de la situation de votre trésorerie, les fonctionnalités d’automatisation pour l’extraction de vos flux et leur catégorisation peuvent vous suffire.
Si au contraire vous souhaitez aller plus loin et pouvoir faire des prévisions, détecter un éventuel décalage de trésorerie, mettre en place un système d'affacturage, anticiper les imprévus et réagir rapidement, vous aurez besoin de fonctionnalités supplémentaires. Un outil complet permettant l'automatisation, la planification, l'anticipation et la consolidation répondra à tous vos besoins et vous aidera à gérer au mieux vos liquidités. Prenez donc le temps de réfléchir à vos besoins afin de choisir les solutions les mieux adaptées. Choisir une solution de trésorerie adaptée suppose donc d’aligner précisément les fonctionnalités de l’outil avec vos usages et votre maturité financière.
Un outil très performant ne vous sera pas de grande utilité si vos équipes ne savent pas l’utiliser correctement. Optez donc pour un outil dont l'interface est ergonomique et prenez le temps de former vos équipes. Vous pouvez pour cela faire appel à un prestataire externe. Si vous choisissez l'outil de gestion de trésorerie pour PME Fygr, nos conseillers vous orientent vers la meilleure solution selon vos besoins et vous aident à la mettre en place. Nous vous proposons également des webinaires et tutoriels qui répondent à toutes vos interrogations.
La mise à jour des données est essentielle pour bien gérer vos liquidités. Votre outil va extraire en temps réel les encaissements et décaissements qui transitent sur vos comptes, mais vous devez aussi mettre à jour vos hypothèses et scénarios pour une vision corrélée à votre stratégie. Un client majeur décale son paiement, un fournisseur envoie un acompte inattendu, les coûts de vos matières premières augmentent significativement, une opportunité nécessite des investissements rapides… Si ces changements ne sont pas intégrés rapidement à vos prévisions, l'outil ne pourra pas vous fournir une vision claire de votre ligne d’horizon. Pour éviter la mauvaise gestion de trésorerie, vous avez en effet besoin de vous appuyer sur des données constatées actualisées afin de prendre des décisions éclairées.
Vous utilisez probablement déjà des outils pour, notamment, la gestion de votre comptabilité. Si vous déléguez, un expert-comptable se charge peut-être de vos obligations fiscales. Dans tous les cas, vous avez besoin de pouvoir intégrer votre outil de gestion de trésorerie dans vos systèmes existants. Ils doivent pouvoir communiquer entre eux pour faciliter le travail en équipe en interne, mais aussi avec vos prestataires ou solutions externes (affacturage, placement des liquidités). La compatibilité de vos outils entre eux est donc primordiale.
Bonne pratique à adopter : avant l’achat de votre outil, vérifiez sa compatibilité avec vos différents systèmes de type CRM, ERP, etc.
Choisir uniquement en se basant sur le prix, cela fait vraiment partie des pièges courants avec l’adoption d’un outil de gestion. Même si la question du coût est plus que légitime, il est important de prendre en compte plusieurs éléments. En effet, un mauvais choix peut à terme coûter très cher s’il ne répond pas à vos besoins, s’il demande beaucoup de temps pour son utilisation, si les données fournies ne sont pas pertinentes… Un mauvais choix de logiciel peut entraîner la perte de contrôle sur la situation financière de votre entreprise ou l'obligation de changer d'outil après seulement un an (ou quelques mois), avec les coûts de migration et de nouvelle formation associés.
Pour bien choisir votre outil, commencez par évaluer le retour sur investissement (ROI). Le temps économisé grâce à l'automatisation, la réduction du stress et la capacité à prendre de meilleures décisions stratégiques (anticiper les imprévus, repérer les retards de paiement, profiter d'un excédent pour un investissement ou un placement…). Toutes ces fonctionnalités justifient le coût de votre outil, et donc sa valeur pour votre entreprise. L'objectif est de sécuriser la pérennité de votre activité.
Fygr a été conçu pour répondre spécifiquement aux enjeux de la gestion de trésorerie des PME, en tenant compte de leurs contraintes opérationnelles et de leurs besoins de visibilité.
Pour faire face à tous les défis auxquels votre entreprise est confrontée, nous avons développé l’outil de gestion de trésorerie pour PME Fygr. Conçu par des entrepreneurs pour des entrepreneurs, cet outil a pour vocation de vous offrir une vision à 360° sur l’état de vos liquidités. Là où des solutions comme Excel échouent, Fygr vous permet d’avoir accès en temps réel à vos données et à anticiper au mieux pour réagir au plus vite.
L'outil se connecte automatiquement et en temps réel à l'ensemble de vos comptes en banque. Toutes vos données sont ainsi extraites en temps réel avant d’être catégorisées, ce qui vous permet d'organiser vos flux financiers et de les visualiser très facilement. Vous évitez ainsi la saisie manuelle chronophage et sujette aux erreurs de saisie. De cette façon, vous et vos équipes pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Fygr vous permet également d’anticiper l’avenir. L’outil vous permet de créer des scénarios optimistes, réalistes ou pessimistes afin de comprendre l’impact de ces hypothèses sur votre activité et de choisir la meilleure voie possible. Grâce à l'intégration des échéances de paiements clients et fournisseurs vous pouvez également suivre vos créances et dettes et créer un prévisionnel précis.
Les fonctionnalités de Fygr en résumé :
Testez sans plus attendre notre outil de gestion de trésorerie Fygr et pilotez efficacement vos finances pour donner à votre entreprise toutes les chances de réussir.
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