Gestion des fournisseurs : comment la gérer de manière optimale

François Menjaud
September 19, 2024
6 min

Les chefs d’entreprises passent bien souvent trop peu de temps sur la gestion des fournisseurs. Pourtant, il s’agit d’un élément crucial pour assurer la réussite et la pérennité d’une entreprise.

Dans cet article, nous allons donc vous expliquer pourquoi et comment s’occuper de la gestion des fournisseurs de votre entreprise !

Qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs englobe toutes les activités visant à sélectionner, évaluer et interagir avec les fournisseurs de biens et de services pour votre entreprise.

Il s’agit donc du processus qui regroupe : 

  • La recherche de nouveaux fournisseurs
  • La négociation et gestion des contrats fournisseurs
  • La gestion et la surveillance des performances de chaque partenaire
  • La résolution des problèmes éventuels

Cela implique également la gestion des factures fournisseurs ainsi qu’une bonne comptabilisation des frais de gestion fournisseur.

Pourquoi mettre en place une bonne gestion des fournisseurs ?

Améliorer sa gestion des fournisseurs est très utile pour toute entreprise. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez prendre la gestion des fournisseurs très au sérieux.

  1. Mieux sélectionner les fournisseurs

Ce travail de gestion des fournisseurs permet d’obtenir des données complètes et précises, qui vous permettent à terme de sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise. 

Une sélection rigoureuse des fournisseurs aide à éviter les problèmes liés à la qualité, aux délais de livraison et aux coûts excessifs.

  1. Réduire les coûts d’exploitation

En optimisant les conditions contractuelles et en négociant des tarifs plus avantageux, la gestion des fournisseurs contribue directement à la réduction des coûts d’exploitation. 

Cela inclut non seulement les prix des produits et services, mais aussi les coûts indirects liés à la logistique et à la gestion des stocks. Par exemple, cela vous aidera à inclure les délais de paiement fournisseurs dans le rapport de gestion de l’entreprise.

L’économie en termes de coûts logistiques peut atteindre 10 à 15% pour certaines entreprises !

  1. Optimiser les processus

S’adapter à un nouveau fournisseur toutes les semaines prend du temps et vous fait perdre de l’argent. 

Au contraire, bien gérer ses fournisseurs et construire des relations solides permet à l’entreprise de standardiser et rationaliser ses processus. Ainsi, vous gagnez en temps et en efficacité opérationnelle.

Réunion entre plusieurs personnes d’une même équipe - gestion des fournisseurs

  1. Diminuer les risques

Évaluer continuellement les fournisseurs et les surveiller rigoureusement vous évitera d’être surpris par un défaut de qualité, des retards, voire même une interruptions d’approvisionnement. 

En cas de problème, votre base de données fournisseurs vous permettra même de trouver le meilleur remplaçant rapidement !

  1. Améliorer les relations avec les fournisseurs

Il est évident qu’il vaut mieux avoir des bonnes relations avec ses fournisseurs. Cela mène à une meilleure collaboration, un meilleur niveau de service et des potentielles réductions sur vos achats.

Il faut voir les relations fournisseurs comme un investissement solide pour votre entreprise.

  1. Améliorer de la qualité des produits/services fournis

En collaborant étroitement avec les fournisseurs, les entreprises peuvent progressivement améliorer la qualité de leurs produits et services. 

Les fournisseurs peuvent apporter des idées novatrices et des solutions techniques parfaitement adaptées à l’entreprise, et qui enrichissent donc les offres de l'entreprise.

  1. Accéder à l'innovation grâce à des partenariats stratégiques

Les partenariats stratégiques avec les fournisseurs permettent aux entreprises d'accéder à de nouvelles technologies et innovations, ce qui donne donc un avantage concurrentiel sur le marché.

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Quelles sont les différentes approches de la gestion des fournisseurs ?

Il existe différentes approches de la gestion des fournisseurs. Il est essentiel de choisir celle qui vous convient le mieux et qui sera la plus pertinente au regard de la situation spécifique de votre entreprise.

On peut distinguer plusieurs niveaux progressifs de relations avec ses fournisseurs, que l’entreprise doit essayer de grimper avec le temps : 

  1. Pas de relation spécifique → vous changez de fournisseur à chaque commande, en fonction de celui qui vous semble adapté sur le moment.
  2. La relation continue → vous avez un fournisseur principal, avec un léger partage d’information et un début de relation.
  3. Le partenariat → vous établissez des contrats à long terme avec un fournisseur, afin d'accroître la confiance mutuelle.
  4. L’alliance stratégique → accord de collaboration exclusive, avec des cibles et des objectifs commerciaux en commun. Cela demande un très haut niveau de collaboration et un partage des informations stratégiques.

On pourrait également considérer un dernier niveau qui va encore plus loin qu’un simple partenariat :

  1. L’intégration en amont → regroupement des deux entités dans un même groupe, par exemple lorsqu’un fabricant rachète un fournisseur. En bref, les deux entreprises ne font plus qu’un.
Poignée de main professionnels - gestion des fournisseurs

Comment gérer efficacement ses relations fournisseurs

Voici quelques pistes pour vous aider à assurer une bonne gestion des fournisseurs

  1. Établir et maintenir des bonnes relations avec ses fournisseurs

Il est essentiel de développer des relations de confiance avec les fournisseurs, basées sur une communication ouverte et honnête. Les entreprises doivent également être transparentes sur leurs attentes et fournir des retours constructifs.

Cela implique d’être transparent et de communiquer régulièrement avec vos fournisseurs. Ainsi, vous éviterez les malentendus et pourrez rapidement résoudre des problèmes.

Il faudra également vous occuper délicatement de la question du délai de paiement fournisseur, puisque une entreprise a intérêt à se faire payer rapidement, alors que le fournisseur à intérêt à payer le plus tardivement possible, d’ou le besoin d’un compromis pour satisfaire tout le monde.

  1. Négocier ses contrats sans exclure son partenaire

Une bonne pratique consiste à impliquer les fournisseurs dès les premières étapes du processus d'achat et à co-créer les contrats. Cela permet de s'assurer que les deux parties sont alignées sur les objectifs et les attentes.

  1. Identifier et évaluer les risques liés à chaque fournisseur

L'un des principaux défis est de pouvoir identifier et évaluer les risques potentiels liés aux fournisseurs, tels que les risques de défaillance financière, de non-conformité réglementaire et de qualité insuffisante.

  1. Surveillez les performances de vos fournisseurs

Assurez-vous que vos fournisseurs respectent les termes contractuels et atteignent les objectifs de performance est un défi constant.

Une femme en train d’écrire sur son ordinateur, prise de note et café - gestion des fournisseurs

Cela nécessite une surveillance continue et des évaluations régulières de la qualité des produits livrés, ainsi que des délais de livraison, de paiement …

  1. Diversifier vos fournisseurs

Enfin, une dernière étape pour limiter les risques est de mettre en place un portefeuille diversifié de fournisseurs, incluant des petites entreprises locales et des grands groupes internationaux. 

Ainsi, si vous perdez l’un de vos fournisseurs actuels, vous pourrez le remplacer rapidement et efficacement.

Comment inclure la gestion des fournisseurs dans ma comptabilité d’entreprise ?

Pour finir, la gestion de la comptabilité fournisseur permet de faire un bilan sur votre gestion des fournisseurs

Il y a trois postes que vous devez absolument suivre : 

  • Les Dettes fournisseurs, afin d’éviter les retards de paiement et d’optimiser la trésorerie
  • Les Créances fournisseurs, afin d’améliorer le flux de trésorerie et de rapidement résoudre les irrégularités
  • Les Factures fournisseurs : Vérifiez, approuvez et enregistrez toutes les factures pour assurer une correspondance précise avec les biens ou services reçus. Cela garantit que les dépenses sont correctement documentées et payées à temps.

Ainsi, utilisez ces éléments pour identifier des domaines d’amélioration et ainsi ajuster les stratégies de gestion des coûts.

Une usine avec des cartons - gestion des fournisseurs

Ce qu’il faut retenir de la gestion des fournisseurs

  1. L’importance de la gestion des fournisseurs : cruciale pour la réussite d'une entreprise, elle inclut la recherche, la négociation, la surveillance des performances, et la résolution des problèmes.
  2. Avantages d’une bonne gestion : réduction des coûts, diminution des risques, amélioration des relations et de la qualité des produits, accès à l'innovation par des partenariats stratégiques.
  3. Pratiques efficaces : établir de bonnes relations, négocier des contrats alignés, évaluer les risques, surveiller les performances, et diversifier les fournisseurs pour limiter les risques.
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