Gestion des factures fournisseurs : ce que vous devez savoir

François Menjaud
April 4, 2023
3 min

La procédure de gestion des factures implique de nombreuses parties directement et indirectement associées à la transaction (comptabilité analytique, audit, comptabilité fournisseurs, expédition et transport), ce qui complique le processus et allonge les délais de paiement. L'article suivant résume le processus et offre des conseils pratiques sur la manière de rationaliser la gestion des factures fournisseurs et de la rendre plus efficace.

Gestion des factures fournisseurs : un parcours semé d'embûches

 

Avec le cycle bancaire, le cycle achat-fournisseur est l’un des processus commerciaux les plus risqués pour toutes les organisations, surtout celles qui dépendent exclusivement de fournisseurs pour la continuité de leur activité (comme la restauration). C’est là que la majorité des fraudes et des abus se produisent. 

La gestion des factures est une composante essentielle du cycle fournisseur (aussi appelé cycle d’achat fournisseur). Il s'agit notamment de vérifier que la facture du bon fournisseur pour la bonne commande a été reçue et approuvée, puis de la comptabiliser dans vos livres et de la payer. Ce processus peut être très difficile à gérer sans un système rationalisé et un suivi efficace et fiable des paiements.

Ce processus englobe toutes les étapes qui suivent l’envoi d’une facture par un fournisseur à son client :

  • Réception (courrier, mail, fax, EDI) ;
  • Contrôle et validation (OCR, piste d'audit fiable, validation par un tiers) ;
  • Enregistrement dans la comptabilité (export des écritures comptables, remplissage des journaux) ;
  • Approbation du paiement ;
  • Préparation du paiement (envoi de notification au fournisseur) ;
  • Archivage.
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Une gestion des risques à plusieurs niveaux


En réalité, les entreprises sont confrontées à plusieurs défis dans le cadre de la gestion des factures fournisseurs, qui, s'ils ne sont pas traités correctement, peuvent entraîner des pertes considérables pour l'entreprise :

  • Saisie incorrecte des données ;
  • Dispersion des pièces comptables (risque de perte des documents) ;
  • Oubli de rapprocher la facture avec son bon de commande ;
  • Informations incomplètes dans les rapports ;
  • Manque de visibilité sur les factures émises par les fournisseurs ;
  • Processus de gestion des comptes fournisseurs inapproprié ;
  • Risques de fraude (avec faux virement, au fournisseur, au président, à la TVA). 

Renforcer la sécurisation du cycle fournisseur : une priorité pour les directions financières en 2023

 

L'impact de la gestion des factures fournisseurs sur le succès d'une entreprise est souvent trop sous-estimé. La facturation est le premier point d'interaction entre un acheteur et un vendeur ; c'est la base sur laquelle reposent tous les autres processus financiers.

La capacité à gérer efficacement les données relatives aux factures peut s'avérer essentielle pour les entreprises de tous les secteurs, y compris l'industrie manufacturière, le commerce de détail et le commerce de gros. Toutefois, elle est particulièrement importante pour les entreprises du secteur de la construction qui dépendent fortement de leurs fournisseurs de matériaux, de services et d'équipements. 

L'automatisation : le futur des processus post-achats

 

Avec l’arrivée imminente de la généralisation de la facturation électronique, les directions financières se préparent à un changement d’ampleur. Si les enjeux liés à la facture électronique varient selon les tailles d’entreprises et leur secteur d’activité, un point qui met tout le monde d’accord est la nécessité d’automatiser le processus de gestion des factures d’achats

Une priorité qui concerne aussi bien les dirigeants et les DAFS que les experts comptables :

  • Pour le dirigeant : pouvoir anticiper les disruptions et les défaillances tout en réduisant les coûts opérationnels ;
  • Pour l'expert-comptable : diversifier l'offre et augmenter la productivité de son cabinet ;
  • Pour le DAF : bénéficier de données fiables et d'une efficacité accrue dans le reporting et les gestion du cash.
Facture fournisseur. image illustrant une main touchant l'écran tactile d'un ordinateur.

L'interopérabilité : la clé d'une gestion fournisseur réussie

 

Les entreprises disposent souvent de plusieurs systèmes en place pour gérer les factures des fournisseurs : plateforme de dématérialisation, outil de paiement, logiciel comptable, etc. Pour être efficaces à 100%, tous ces systèmes doivent être reliés entre eux afin que les informations financières puissent transvaser d’un outil à l’autre sans saisie manuelle ni perte de données.

En reliant les systèmes clés entre eux, vous créez une piste d’audit fiable et une base de données centrale où toutes les factures des fournisseurs sont stockées et suivies. Cette synchronisation entre les solutions restitue en temps réel le fil d’activité de vos factures, depuis leur réception jusqu’au paiement final. 

De plus en plus d’ERP, de logiciels comptables et de gestion proposent des intégrations techniques avec d’autres outils du processus comptable. Un atout compétitif pour les entreprises, qui disposent d’une vue centralisée de leurs flux de paiements.

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