Produire un reporting financier efficace en 4 étapes

François Menjaud
March 8, 2024
7 min

Vous êtes un fondateur ou un dirigeant d’entreprise et vous cherchez à mieux suivre et piloter vos KPI financiers ? Vous êtes au bon endroit !

Que vous soyez débutant ou expérimenté, nous avons conçu ce guide pour vous aider à comprendre les différentes sources de revenus qui composent votre business model, ainsi que l’ensemble de vos postes de coûts opérationnels, et de vos échéances fiscales et sociales à respecter. Nous vous donnerons également des astuces pour automatiser la génération d'un reporting financier  pour votre entreprise.

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Personnaliser une grille de reporting propre à son business (secteur, activité, business model, vision, etc.)

Avant toute chose, il est important de personnaliser votre grille de reporting financier en fonction de votre entreprise, son secteur d'activité, son modèle économique, votre vision personnelle, etc.

Dans cette section, nous allons donc vous donner des conseils simples et actionnables pour personnaliser votre grille de reporting financier, et pour identifier les différentes sources de revenus et postes de coûts opérationnels qui composent votre business model.

Exemple de grille de reporting adaptée à un business e-commerce

Image illustrant la vue tableau des transactions sur Fygr.

Identifier les différentes sources de revenus (business model), et trouver la clé de répartition pertinente

En général, les principales spécificités d’un reporting financier portent sur le découpage des flux sources de revenus, qui sont le reflet direct du modèle économique de la structure. Autrement dit : comment est-ce que mon entreprise gagne de l’argent ?

Voici quelques exemples de clés de répartition qui pourraient être pertinentes pour identifier et classer vos flux de recettes :

  • Par types d’encaissements :

  • CB
  • Espèces
  • Virements
  • Prélèvements
  • Autres (titres restaurants, chèques cadeaux, etc.)
  • ⇒ Souvent bien adaptés aux commerçants, restaurateurs

  • Par types d’activités :

  • SaaS
  • Abonnement
  • Set-up
  • Conseil
  • Autres
  • ⇒ Souvent bien adapté pour les sociétés tech

  • Par sites géographiques

    ⇒ Souvent bien adapté pour les sociétés ayant plusieurs établissements
  • Par clients

    ⇒ Souvent bien adapté si vous avez un nombre restreint de clients, et/ou quelques gros clients

  • Par produits

  • Produit A
  • Produit B
  • Produit C
  • ⇒ Souvent bien adapté si votre entreprise distribue un nombre restreint de produits

Image illustrant Exemple de grille de reporting sur les flux entrants.
Exemple de grille de reporting sur les flux entrants pour une entreprise e-commerce qui distribue à la fois en B2C et en B2B

Identifier les principaux postes de coûts opérationnels

Une manière simple et pragmatique d’identifier vos différents postes de coûts est souvent de distinguer vos coûts fixes (récurrents) et vos coûts variables.

Voilà ci-dessous quelques suggestions de catégories qui nous sembleraient pertinentes dans la plupart des cas. Attention, encore une fois, à vous de personnaliser autant que vous le souhaitez la liste !

Les coûts fixes

  • Loyer
  • Salaires et charges sociales
  • Abonnements
  • CRM
  • Téléphonie
  • Internet
  • Autres
  • < à personnaliser selon cas d'usage >

Les coûts variables

Les coûts variables sont à personnaliser au cas, mais il peuvent inclure :

  • Les achats de matières premières
  • Les frais de sous-traitance
  • Les frais de livraison
  • Les frais marketing
  • Les variables commerciaux
  • Etc.

Attention, selon votre activité, certains des coûts listés ci-dessous peuvent être fixes ou variables !

Répertorier les échéances fiscales et sociales

Répertorier les échéances fiscales et sociales est absolument crucial afin d'éviter les mauvaises surprises et les pénalités. Voici, selon nous, les principales échéances fiscales à n’oublier sous aucun prétexte.

Attention, une fois de plus, cette liste n’est pas forcément exhaustive pour chacun d’entre vous, et nous vous laissons donc la compléter pour vous si vous pensez à d’autres échéances obligatoires auxquelles votre entreprise est soumise.

TVA

La TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée, est un impôt indirect sur la consommation qui s'applique à la plupart des biens et services. Les entreprises collectent la TVA auprès de leurs clients, et doivent ensuite la reverser au Trésor Public selon des modalités définies par leur régime d'imposition (le plus souvent tous les mois, mais cela peut également être tous les trimestres ou tous les ans).

Urssaf

L'Urssaf est un organisme collecteur de cotisations sociales chargé de la gestion des régimes de sécurité sociale des travailleurs indépendants et des entreprises.

Les entreprises reversent les cotisations sociales qu'elles collectent auprès de leurs salariés ou de leurs clients à l'Urssaf selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle.

CFE

La CFE, ou cotisation foncière des entreprises, est une taxe qui s'applique à toutes les entreprises et qui est calculée en fonction de la valeur locative des biens immobiliers utilisés par l'entreprise.

Elle est généralement payée annuellement, mais peut être versée de manière fractionnée en fonction de la taille de l'entreprise.

IS

L'IS, ou impôt sur les sociétés, est un impôt direct sur les bénéfices réalisés par les entreprises.

Il est généralement payé annuellement, mais peut être payé de manière fractionnée en fonction de la taille de l'entreprise. Les modalités de paiement dépendent du régime d'imposition de l'entreprise.

Autres

Voici quelques autres éventuelles taxes auxquelles votre société est peut-être soumise :

  • La contribution économique territoriale (CET)
  • La taxe d'apprentissage
  • Les taxes sur les véhicules de société
  • Les cotisations à la formation professionnelle continue

Il est important de comprendre la structure financière de votre entreprise est essentiel pour une gestion efficace de ses obligations fiscales et sociales. En ayant une vision claire de vos revenus, coûts et flux de trésorerie, vous pouvez mieux planifier et respecter les échéances telles que la TVA, l'Urssaf et l'IS.

Identifier les éventuelles autres entrées / sorties de trésorerie

Pour terminer la personnalisation de votre arborescence de reporting, nous vous conseillons de regrouper dans des sections séparées les autres sources de flux de trésorerie (positifs et négatifs) significatifs.

Au premier rang desquels - si cela est applicable pour vous - les financements !

Financement

Vous avez des financements en cours, ou vous envisagez d’en souscrire prochainement ? Alors il faut absolument créer les catégories correspondantes afin de pouvoir faire votre reporting et votre prévisionnel correctement sur ces flux de financements.

Voici un exemple d’arborescence type pour vos financements :

  • Dette(s)
  • Dette A
  • Emission
  • Remboursement
  • Capital
  • Intérêts
  • Dette B
  • Dette C
  • Etc.
  • Augmentation de capital

Evidemment, cette arborescence peut être à personnaliser en fonction des lignes spécifiques que vous avez déjà souscrites ou que vous prévoyez de souscrire.

Subventions

Si vous touchez des subventions (aide aux alternants, subvention BPI, etc.), nous vous conseillons de les répertorier dans une catégorie spécifique de votre arborescence. Comme pour les autres catégories, cela vous permettra d’isoler ces flux positifs souvent exceptionnels, et de les prévoir plus facilement si vous en espérez à l’avenir.

Automatiser la génération d’un reporting financier sur les mois passés

Une fois votre grille de reporting personnalisée prête, nous vous conseillons d’automatiser ensuite la création et la mise à jour d’un tableau de suivi financier sur les derniers mois d’activité.

Autrement dit, repartez de vos données bancaires des derniers mois, et agencez les de façon cohérente au sein de l’arborescence de catégories personnalisée que vous aurez établie auparavant. Cela vous permettra en effet de visualiser et comprendre facilement la dynamique de vos flux financiers.

Voici un exemple d’un tableau de suivi financier pour un business e-commerce :

Image illustrant un exemple d’un tableau de suivi financier pour un business e-commerce

L’exercice vous semble fastidieux ? Aucune inquiétude à avoir (promis !) : voici nos meilleures astuces pour automatiser la création et la mise à jour de votre tableau de suivi financier.

Identifier et se concentrer sur les transactions les plus importantes

Pour voir les premiers résultats au bout de quelques minutes, concentrez vous tout d’abord sur les transactions ayant les valeurs (positives et négatives) les plus importantes : en quelques clics, vous pourrez observer des premiers montants significatifs qui viendront alimenter les catégories de votre tableau de suivi.

Image illustrant le résultat du travail de catégorisation des transactions bancaires sur un tableau de suivi de trésorerie sur Fygr
Résultat du travail de catégorisation des transactions bancaires sur un tableau de suivi de trésorerie (Fygr)

Identifier les transactions récurrentes

Après avoir classé vos transactions les plus importantes en valeur, identifiez les mots-clés récurrents au sein de vos transactions bancaires. Pourquoi ? Parce que cela vous permettra de créer des règles afin d’automatiser la catégorisation de vos transactions.

Voici quelques exemples de termes courants qui reviennent peut-être régulièrement dans vos transactions :

  • Salaires
  • Urssaf
  • DGFIP TVA
  • DGFIP IS
  • DGFIP PAS
  • Google
  • Ech pret
  • Etc.

Mettre en place des règles d’automatisation

Une fois les termes clés identifiés au sein de vos libellés bancaires, listez les, et servez-vous en pour créer des règles afin d’automatiser la catégorisation de l’ensemble de vos transactions.

Image illustrant l'automatisation de la catégorisations de l’ensemble de vos transactions.

Tips : il ne vous semble pas suffisant d’utiliser les libellés bancaires pour créer ces règles ? Pas de problème, appuyez-vous également sur les autres caractéristiques propres à vos transactions bancaires :

  • Dates ;
  • Montants ;
  • Comptes bancaires associés.
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