La comptabilité de trésorerie permet de suivre l’activité de l’entreprise. Elle enregistre au cours de la vie de l’entreprise tous les encaissements et les décaissements réalisés ainsi que la nature de ces opérations. C'est une des composantes de la gestion de trésorerie.
Tenir une comptabilité de trésorerie permet de se rendre compte à un instant T de la santé d’une entreprise et de sa bonne ou mauvaise gestion.
La comptabilité de trésorerie n’est pas un exercice facile. De nombreuses règles viennent se glisser aux différentes étapes des enregistrements des opérations. Laissez-nous vous guider dans ce parcours.
Il faut être vigilant sur le choix de sa comptabilité, toutes les entreprises ne peuvent pas avoir recours à la comptabilité de trésorerie. Avant tout il faut bien distinguer les types d’activité, une micro-entreprise relève soit :
La comptabilité de trésorerie ne peut être utilisée que par les entreprises qui dépendent du BNC et certaines petites entreprises relevant du BIC. Dans le deuxième cas, il s’agit uniquement des entreprises « placées de plein droit ou sur option au régime réel simplifié d’imposition » (cf. article L123-25 du code de Commerce).
Dernière précision, si une entreprise qui relève du BNC est soumise à un régime de déclaration contrôlée, elle est dans l’obligation d’avoir recours à une comptabilité de trésorerie.
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Le choix ou l’obligation de tenir une comptabilité de trésorerie entraîne plusieurs exigences réglementaires :
Maintenant que ces détails juridiques sont derrière nous, concentrons-nous sur l’utilisation de la comptabilité de trésorerie !
Vous l’avez compris, si votre type d’activité vous le permet vous pouvez opter entre deux types de comptabilité : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. Dans les deux cas, ces méthodes de comptabilité visent à enregistrer les flux financiers de l’entreprise.
La comptabilité de trésorerie est une méthode plus légère que la comptabilité d’engagement. Le nombre d’écritures comptables est limité ce qui présente un double avantage :
Cette méthode de comptabilité ne prend pas en compte les créances clients et les dettes fournisseurs ce qui la rend une nouvelle fois plus simple à utiliser que la comptabilité de trésorerie.
Si la comptabilité de trésorerie présente de nombreux avantages d’utilisation au quotidien, elle renvoie cependant une image moins fidèle de l’entreprise. Elle ne permet pas de traduire en langage comptable la position de l’entreprise en ce qui concerne les créances et les dettes.
Par ailleurs l’enregistrement de la TVA est rendu légèrement plus complexe avec cette méthode. En effet, les entreprises qui calculent TVA d’après les débits (et donc généralement au moment de la facturant) ne pourront pas se fier à leur trésorerie qui elle est calculée au moment de l’entrée ou de la sortie du flux.
La comptabilité d’engagement nécessite, comme son nom l’indique d’enregistrer tous les engagements donnés et reçus par l’entreprise. Elle distingue donc le moment où l’engagement est pris et le mouvement de trésorerie. Elle prend donc en compte également les créances et les dettes pour lesquelles l’opération a été établie mais non payée.
C’est une méthode de double enregistrement qui permet de renvoyer une image fidèle de l’activité de l’entreprise à un moment précis. Avec ce type de méthode, une analyse plus fine de l’entreprise peut être réalisée (délai de paiement par client, par fournisseur). Pour certains secteurs, ce type d’analyse est indispensable pour optimiser les performances de l’entreprise.
Cependant, la comptabilité d’engagement nécessite une écriture comptable beaucoup plus lourde. Pour chaque opération deux écritures sont indispensables : l’établissement de l’opération et le paiement de l’opération. Elle demande donc plus de temps et plus de moyens dans le cas où l’entreprise a recours à un expert-comptable.
Tenir une comptabilité de trésorerie n’est pas une mince affaire et demande un certain temps. Il faut s’astreindre à une méthode rigoureusement suivie tout au long de l’année. Chaque opération doit être enregistrée dans le livre comptable et doit avoir deux pièces justificatives : la facture et le relevé bancaire.
Nous vous proposons une méthode qui fonctionne à tous les coups pour bien tenir votre comptabilité de trésorerie :
(1) Trier méthodiquement vos factures (par ordre chronologique en leur donnant à chaque fois un numéro). La facture, pour être valable, doit préciser l’émetteur, le destinataire, la date, le montant, la nature de la prestation et le mode de règlement ;
(2) Ajouter à chaque fois le relevé de banque relatif à la facture (indiquer sur ce relevé de banque le même numéro que sur votre facture) ;
(3) Utiliser toujours ce même numéro quand vous enregistrez comptablement l’opération dans votre logiciel.
Ainsi chaque opération aura son numéro à la fois pour la facture, le relevé bancaire ainsi que dans le logiciel de comptabilité. Il sera plus simple, pour vous, de vous y retrouver. Pensez à enregistrer vos opérations dans l’ordre chronologique !
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La comptabilité de trésorerie reflète les mouvements de flux de trésorerie (ou cash flows) du compte en banque de l’entreprise. On distingue donc deux types d’opération : les encaissements et les décaissements.
Les encaissements renvoient aux entrées de flux, c’est-à-dire aux montants reçus par l’entreprise en échange d’une contrepartie. Cela peut être par exemple l’encaissement du paiement d’une vente.
Les décaissements se réfèrent aux sorties de flux du fait de l’activité de l’entreprise, c’est donc l’enregistrement d’une charge. Cela peut être des achats, le paiement d’une prestation, le paiement d’un fournisseur.
Une ligne de trésorerie correspond à un prêt bancaire accordé pour couvrir des besoins ponctuels de trésorerie.
Tenir une comptabilité de trésorerie est indispensable pour une entreprise et présente de nombreux intérêts.
La comptabilité de trésorerie renvoie une image fidèle de l’état de l’entreprise à un instant donné et permet donc d’analyser ses résultats. Quelles sont mes dépenses les plus importantes ? Quels sont mes meilleurs clients ?
C’est également un excellent moyen de rassurer vos potentiels investisseurs ou votre banque lors d’une demande de financement. Si votre comptabilité est tenue rigoureusement, vous inspirez confiance et vous parviendrez à les convaincre plus facilement. En effet, les investisseurs potentiels pourront se rendre compte facilement de la bonne gestion de l’entreprise ainsi que de ses perspectives de croissance.
Sans une comptabilité de trésorerie minutieusement tenue, il est impossible d’entreprise d’identifier les sources de problèmes potentielles. En ayant une vision claire de la situation, l’entreprise pourra prendre les décisions nécessaires pour couper des coûts, développer son activité, changer de prestataires, etc.
Pour avoir une vision claire, vous pouvez utiliser un tableau de flux de trésorerie.
Une comptabilité de trésorerie bien tenue est une base indispensable pour réaliser des projections fiables de l’activité. Si les ventes augmentent de x%, de combien aurais-je besoin de trésorerie ? Si je change de fournisseur, quel impact cela va-t-il avoir ?
Une comptabilité à jour permet d’identifier des problèmes en amont pour éviter des répercussions trop importantes sur votre activité. Elle permet d’anticiper de potentielles difficultés et d’affiner la stratégie de développement de l’entreprise. Avoir une vision claire de sa trésorerie vous évitera de vous retrouver en manque de liquidité lors de l’exercice de votre activité.
Tout ceci peut être synthétisé au sein du bilan de trésorerie, qui retrace les flux financiers et évalue la liquidité disponible à un moment donné.
La comptabilité de trésorerie, bien qu’appréciée pour sa simplicité, présente plusieurs limites et inconvénients qui peuvent impacter la gestion et le pilotage d’une entreprise. Il est essentiel d’en avoir conscience afin d’éviter de mauvaises surprises et de mettre en place les suivis complémentaires nécessaires.
La principale limite de la comptabilité de trésorerie réside dans la vision incomplète qu’elle offre de la santé financière de l’entreprise. En effet, seules les opérations effectivement encaissées ou payées sont enregistrées. Les créances clients (factures émises mais non encore réglées) et les dettes fournisseurs (factures reçues mais non encore payées) ne sont pas prises en compte immédiatement. Ainsi, le solde de trésorerie affiché peut donner l’illusion d’une situation confortable alors que des engagements importants restent à honorer ou à encaisser. Cette approche peut masquer des risques de trésorerie ou des impayés, et ne permet pas d’avoir une image fidèle des engagements de l’entreprise à un instant donné.
La comptabilité de trésorerie ne permet pas de suivre avec précision les factures en attente de règlement, qu’il s’agisse des clients à relancer ou des fournisseurs à payer. Contrairement à la comptabilité d’engagement, il n’existe pas de grand livre des tiers permettant d’identifier rapidement les soldes dus ou à recevoir. Cela peut entraîner des oublis de relance, des retards de paiement ou des erreurs dans la gestion des règlements, en particulier dans les entreprises qui traitent un volume important de transactions. Pour pallier ce manque, il est souvent nécessaire de tenir des tableaux de suivi complémentaires, ce qui complexifie la gestion au quotidien.
Autre inconvénient : la comptabilité de trésorerie ne permet pas d’obtenir des états financiers fiables en cours d’exercice. Lors de points intermédiaires (par exemple, à la fin d’un trimestre), les chiffres obtenus ne reflètent que les flux effectivement réalisés, sans tenir compte des opérations engagées mais non encore dénouées. Cela limite la capacité à anticiper les besoins de trésorerie, à piloter l’activité ou à prendre des décisions stratégiques sur la base de données à jour.
La gestion fiscale, notamment en matière de TVA, peut s’avérer complexe avec la comptabilité de trésorerie. Certaines entreprises doivent déclarer la TVA selon le principe des débits (à la date de facturation), alors que la comptabilité de trésorerie fonctionne sur les encaissements et décaissements. Il en résulte des ajustements à effectuer lors des déclarations fiscales et à la clôture de l’exercice, avec un risque accru d’erreurs ou d’oublis. Les régularisations de fin d’année peuvent également alourdir la charge administrative et comptable.
Si la comptabilité de trésorerie est adaptée aux structures simples et aux flux limités, elle montre rapidement ses limites dès que l’activité se développe, que le nombre de clients et fournisseurs augmente, ou que les opérations deviennent plus complexes. La gestion efficace impose alors la mise en place de suivis annexes (tableaux de factures, relances, échéanciers), ce qui réduit la simplicité initialement recherchée.
En résumé, la comptabilité de trésorerie convient surtout aux petites structures avec des flux simples et peu de délais de paiement. Pour les entreprises en croissance ou ayant des besoins d’analyse plus poussés, ses limites peuvent devenir un frein à une gestion optimale et nécessiter la mise en place d’outils complémentaires, voire le passage à une comptabilité d’engagement.
Il existe plusieurs manières de gérer sa comptabilité de trésorerie. Vous pouvez la tenir vous-même si vous vous en sentez capable et que vous avez les compétences requises mais cela prend du temps. Vous pouvez l’internaliser en employant quelqu’un mais cela peut s’avérer assez onéreux. Il est également possible de l’externaliser en ayant recours à des experts-comptables.
Dans tous les cas, il peut être utile pour vous d’utiliser des outils qui vous font gagner un temps considérable pour suivre votre trésorerie. Par exemple, Fygr propose un outil qui va vous simplifier la vie. Fygr centralise toutes vos banques et tous vos comptes sur une même plateforme ce qui vous permet d’avoir accès à toutes vos informations au même endroit. Vous pouvez également attacher à chaque transaction bancaire le justificatif comptable correspondant.
Grâce à un outil intelligent et personnalisé vous pouvez obtenir une synthèse de votre activité de trésorerie qui vous permettra d’analyser en un clin d’œil vos résultats. Vous aurez une vision d’ensemble de vos coûts ce qui vous permettra d’identifier rapidement ceux qu’il faut réduire ou les dépenses que vous jugez inutiles.
Mais surtout, Fygr vous permet grâce à un algorithme abouti de construire des flux de trésorerie prévisionnel en un rien de temps. Un degré fin de personnalisation de l’outil vous permettra de faire des projections fiables. Vous n’aurez plus qu’à prendre vos décisions en fonction des résultats !
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