Taste ist eine Personalberatungsagentur, die sich auf Führungskräfte der mittleren und oberen Ebene sowie auf C-Level-Positionen spezialisiert hat; die Personalberatung macht etwa ein Drittel ihres Geschäfts aus. Das 2004 gegründete Unternehmen beschäftigt heute rund vierzig Mitarbeiter.
Fast 16 bis 17 Jahre lang arbeitete die Kanzlei mit einem CRM-System, einem ATS, einem Abrechnungstool, Excel-Übersichten und gelegentlichen Rückmeldungen des externen Wirtschaftsprüfers. Dann führte Olivier Power BI ein, um die Abrechnungsdaten zu konsolidieren – ein echter Fortschritt, der jedoch angesichts des Wachstums schnell an seine Grenzen stieß.
„Wir hatten die Vergangenheit wirklich gut im Griff. Mein Power BI lieferte mir einen perfekten Überblick über die Vergangenheit und sogar einen recht guten Überblick über die Gegenwart, was die Rechnungsstellung betraf. Was die Gegenwart anging, hatte ich jedoch bei allem, was mit Zahlungen, Liquidität und Rechnungsstellung zu tun hatte, immer einen Rückstand – und von der Zukunft war überhaupt keine Rede.“
Als die Zahl der Mitarbeiter die 40er-Marke überschritt, bestand der Arbeitsalltag des Teams aus dem „manuellen Datentransfer“: Daten neu eingeben, kopieren und Flatfiles von einem Tool in das andere exportieren. Die Anzahl der Rechnungen war in beide Richtungen explodiert. Das Risiko von Versäumnissen, Doppelbuchungen, Fehlern und versetzten Versionen stieg stetig an.
Was die Liquidität anging, so stellte man fest – man hatte das nie vorhergesehen. Während des starken Wachstums zwischen 2020 und 2022 war der Schereffekt besonders deutlich zu spüren: In einem Monat hatte man viel Bargeld und wusste nicht, was man damit anfangen sollte, im nächsten Monat suchte man nach Liquidität. Die Entscheidungen wurden, wie Olivier sagt, „aus dem Stegreif“ getroffen.
„Wir haben das Unternehmen geleitet, aber wenn man 10, 15 oder 20 Mitarbeiter hat, funktioniert das gut. Wenn die Zahl auf über 40 steigt, wird es ziemlich kompliziert.“
Taste begann zunächst damit, Zeendoc über den Integrator Deltic einzuführen, um seine Dokumente zu digitalisieren und zu zentralisieren. Zeendoc und Deltic waren bereits im Einsatz, als das Fygr-Team hinzukam – erst danach wurden die beiden Lösungen miteinander vernetzt.
Die Integration wurde gemeinsam mit den Teams beider Unternehmen entwickelt: eine API zwischen Zeendoc und Fygr, für die Taste als Beta-Tester fungierte. Sobald eine Kunden- oder Lieferantenrechnung in Zeendoc erfasst wird, werden alle erforderlichen Informationen (Nummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Zahlungsstatus) automatisch an Fygr übermittelt und in die Liquiditätsprognose integriert – ohne jeglichen Aufwand seitens des Teams.
„Die Idee war, die Übertragung der Kauf- und Verkaufsdaten von Zeendoc an Fygr über eine API zu automatisieren, sodass Zeendoc die Informationen erfasst und strukturiert und Fygr diese anschließend automatisch abrufen kann.“
Früher: zu viele Klicks, zu viele Tools, wiederkehrende Doppeleingaben. Gefahr von Versäumnissen, Verzögerungen, Fehlern und Zeitverlust bei der Datenerfassung. Eine Liquiditätslage, die man nur feststellte, aber nie vorhersah.
Heute: Einkäufe und Verkäufe werden automatisch von Zeendoc an Fygr übertragen. Das erneute Erfassen von Rechnungen und das Nachbilden von Verkaufspositionen gehören der Vergangenheit an. Duplikate, falsche Versionen und die mühsame Suche nach Informationen sind neuen Abläufen gewichen: Kontrolle, Kategorisierung, Überprüfung – wobei ein Großteil davon selbst automatisiert ist.
Taste hat zudem ein Controlling-System eingeführt: Dank einer analytischen Kategorisierung verfügt Olivier nun über vollständige Gewinn- und Verlustrechnungen nach Teams und kann innerhalb weniger Augenblicke die Kosten einer Veranstaltung – Konferenzen, Workshops, Kunden- und Bewerbergespräche – ermitteln, was zuvor völlig undurchsichtig war.
„Das Ergebnis ist, dass wir viel weniger manuellen Aufwand haben, viel mehr Zuverlässigkeit und einen Cashflow, der kontinuierlich und nahezu in Echtzeit genutzt werden kann. Eine Steuerung, die viel übersichtlicher ist.“
Die doppelte Dateneingabe gehört der Vergangenheit an. Die Daten werden automatisch zwischen Zeendoc und Fygr ausgetauscht, ohne dass das Team etwas tun muss.
Die zwischen den Tools ausgetauschten Informationen sind zuverlässig und aktuell, ohne dass die Gefahr von Fehlern oder Versionsunterschieden besteht.
Entscheidungen werden nicht mehr aus dem Stegreif getroffen. Dank eines klaren Überblicks über die Liquidität kann man vorausschauend planen und in aller Ruhe abwägen.
Die sich wiederholenden Kleinaufgaben sind verschwunden. Mélody, die bei Taste für diesen Bereich zuständig ist, fasst es so zusammen: „Ich habe weniger mentalen Stress.“
„Vielen Dank, denn Sie haben unseren Alltag in diesen Bereichen und die Sichtbarkeit, die wir dadurch haben, tatsächlich verändert.“