Taste è una società di consulenza nel settore delle risorse umane specializzata in profili di livello medio-alto e dirigenziale, con un'attività di consulenza in materia di risorse umane che rappresenta circa un terzo del suo fatturato. Fondata nel 2004, conta oggi circa quaranta collaboratori.
Per circa 16-17 anni, lo studio ha operato utilizzando un CRM, un ATS, uno strumento di fatturazione, dashboard Excel e rapporti sporadici forniti dal commercialista esterno. Successivamente, Olivier ha implementato Power BI per consolidare i dati di fatturazione: un vero passo avanti, che però ha rapidamente mostrato i propri limiti con l'aumentare del volume di lavoro.
«Avevamo una visione del passato davvero ottima. Il mio Power BI mi forniva un quadro perfetto del passato e persino una visione piuttosto accurata del presente per quanto riguardava le fatture. Per contro, per quanto riguarda il presente, avevo un ritardo su tutto ciò che riguardava i pagamenti, la liquidità e la fatturazione — e del futuro non se ne parlava affatto.»
Una volta superata la soglia delle 40 persone, la routine quotidiana del team si era trasformata in un «trasferimento manuale dei dati»: reinserire, ricopiare, esportare file di testo da uno strumento all'altro. Il numero di fatture era aumentato vertiginosamente in entrambe le direzioni. I rischi di omissioni, duplicazioni, errori e versioni non sincronizzate si stavano accumulando.
E per quanto riguarda la liquidità, ci si limitava a constatare la situazione, senza mai prevederla. Durante la forte crescita tra il 2020 e il 2022, l'effetto forbice era particolarmente evidente: un mese con molta liquidità senza sapere come impiegarla, quello successivo alla ricerca di liquidità. Le decisioni venivano prese, come dice Olivier, «a braccio».
«Gestivamo l'azienda, ma quando si è in 10, 15, 20 persone, funziona. Quando si superano le 40 persone, la cosa si complica.»
Taste ha iniziato implementando Zeendoc tramite l'integratore Deltic per digitalizzare e centralizzare i propri documenti. Zeendoc e Deltic erano già in uso quando è arrivato il team Fygr: è stato solo in seguito che le due soluzioni sono state integrate.
L'integrazione è stata realizzata in collaborazione con i team delle due aziende: un'API tra Zeendoc e Fygr, di cui Taste ha curato la fase di beta testing. Non appena una fattura cliente o fornitore viene registrata in Zeendoc, tutte le informazioni necessarie (numero, date di emissione e scadenza, importi, stato di pagamento) vengono automaticamente trasmesse a Fygr e integrate nella previsione di cassa — senza alcun intervento da parte del team.
«L'idea era quella di automatizzare il trasferimento dei dati relativi agli acquisti e alle vendite da Zeendoc a Fygr tramite API, in modo che Zeendoc acquisisse e strutturasse le informazioni e Fygr, a sua volta, potesse recuperarle automaticamente.»
Prima: troppi clic, troppi strumenti, inserimenti ripetuti. Rischio di dimenticanze, ritardi, errori e perdite di tempo nella raccolta delle informazioni. Una situazione di liquidità che si constatava, ma che non si anticipava mai.
Oggi: gli acquisti e le vendite vengono trasferiti automaticamente da Zeendoc a Fygr. Il reinserimento delle fatture e la ricostruzione delle righe di vendita sono stati completamente eliminati. I doppioni, le versioni errate e la ricerca frenetica di informazioni hanno lasciato il posto a nuove procedure: controllo, classificazione, verifica — gran parte delle quali è a sua volta automatizzata.
Taste ha inoltre implementato un sistema di controllo di gestione: grazie a una classificazione analitica, Olivier dispone ora di conti economici completi per ogni team e può conoscere in pochi istanti il costo di un evento — conferenze, workshop, incontri con clienti e candidati — cosa che prima era del tutto oscura.
«Il risultato è che abbiamo una gestione molto più snella, una maggiore affidabilità e una visione del flusso di cassa utilizzabile in modo continuo, praticamente in tempo reale. Una gestione molto più chiara.»
Non è più necessario inserire i dati due volte. I dati vengono trasferiti automaticamente tra Zeendoc e Fygr, senza alcun intervento da parte del team.
Le informazioni condivise tra gli strumenti sono affidabili e aggiornate, senza alcun rischio di errori o discrepanze tra le versioni.
Le decisioni non vengono più prese a casaccio. La visibilità sulla liquidità consente di anticipare gli sviluppi e di operare con serenità.
Le microattività ripetitive sono scomparse. Mélody, responsabile del progetto presso Taste, lo riassume così: «Non ho più quel carico mentale.»
«Grazie a voi, perché avete davvero cambiato il nostro modo di affrontare questi temi e la percezione che ne abbiamo.»