Taste es una consultora de selección de personal especializada en perfiles de nivel medio-alto y directivo, y la consultoría en recursos humanos representa aproximadamente un tercio de su actividad. Fundada en 2004, cuenta hoy con unos cuarenta empleados.
Durante unos 16 o 17 años, el despacho funcionó con un CRM, un ATS, una herramienta de facturación, cuadros de mando en Excel y los informes puntuales del contable externo. Más tarde, Olivier implementó Power BI para consolidar los datos de facturación, lo que supuso un avance real, pero que pronto mostró sus limitaciones a medida que la empresa crecía.
«Teníamos una visión muy clara del pasado. Mi Power BI me ofrecía una visión perfecta del pasado e incluso una visión bastante buena del presente en lo que respecta a la facturación. Sin embargo, en cuanto al presente, tenía un retraso en todo lo relacionado con los pagos, la tesorería y la facturación, y no se hablaba en absoluto del futuro».
Al superar la barrera de las 40 personas, el día a día del equipo se había convertido en una «transferencia manual de datos»: volver a introducir, copiar y exportar archivos sin formato de una herramienta a otra. El número de facturas se había disparado en ambos sentidos. Se acumulaban los riesgos de olvidos, duplicados, errores y versiones desfasadas.
Y en cuanto a la tesorería, nos limitábamos a constatar lo que pasaba, nunca lo anticipábamos. Durante el fuerte crecimiento registrado entre 2020 y 2022, el efecto tijera se hizo especialmente patente: un mes con mucho efectivo sin saber qué hacer con él, y al mes siguiente buscando liquidez. Las decisiones se tomaban, como dice Olivier, «a ojo».
«Dirigíamos la empresa, pero cuando somos 10, 15 o 20 personas, funciona. Cuando superamos las 40 personas, la cosa se complica bastante».
Taste comenzó implementando Zeendoc a través del integrador Deltic para digitalizar y centralizar sus documentos. Zeendoc y Deltic ya estaban en funcionamiento cuando llegó el equipo de Fygr; fue entonces cuando se conectaron ambas soluciones.
La integración se ha desarrollado en colaboración con los equipos de ambas empresas: una API entre Zeendoc y Fygr, de la que Taste ha sido el beta tester. En cuanto se registra una factura de cliente o proveedor en Zeendoc, toda la información necesaria (número, fechas de emisión y vencimiento, importes, estado de pago) se transmite automáticamente a Fygr y se integra en la previsión de tesorería, sin que el equipo tenga que hacer nada.
«La idea era automatizar la transferencia de los datos de compra y venta de Zeendoc a Fygr a través de una API, de modo que Zeendoc capturara y estructurara la información y Fygr, a continuación, pudiera recuperarla automáticamente.»
Antes: demasiados clics, demasiadas herramientas, introducción repetida de datos. Riesgo de olvidos, desajustes, errores y pérdida de tiempo en la recopilación de información. Una tesorería que solo se constataba, nunca se anticipaba.
Hoy en día: las compras y las ventas se transfieren automáticamente de Zeendoc a Fygr. Ya no es necesario volver a introducir las facturas ni reconstruir las líneas de venta. Los duplicados, las versiones erróneas y la búsqueda de información han dado paso a nuevas rutinas: control, categorización y verificación, gran parte de las cuales están automatizadas.
Taste también ha implantado un sistema de control de gestión: gracias a una clasificación analítica, Olivier dispone ahora de cuentas de resultados completas por equipo y conoce en cuestión de segundos el coste de un evento —conferencias, talleres, reuniones con clientes y candidatos—, algo que antes era totalmente opaco.
«El resultado es que hay mucho menos trabajo manual, mucha más fiabilidad y una visión del flujo de caja que se puede utilizar de forma continua, prácticamente en tiempo real. Una gestión mucho más clara.»
Ya no hay que introducir los datos dos veces. La información se transfiere automáticamente entre Zeendoc y Fygr, sin que el equipo tenga que hacer nada.
La información que se comparte entre las herramientas es fiable y está actualizada, sin riesgo de errores ni de desfasajes entre versiones.
Las decisiones ya no se toman a la ligera. La visibilidad de la tesorería permite anticiparse y tomar decisiones con tranquilidad.
Las microtareas repetitivas han desaparecido. Mélody, responsable de este tema en Taste, lo resume así: «Ya no tengo tanta carga mental».
«Gracias a ustedes, porque realmente han cambiado nuestra vida cotidiana en estos aspectos y la visibilidad que tenemos de ellos.»