Aventy, een accountantskantoor en auditkantoor gevestigd in Parijs, Bordeaux en Montpellier, begeleidt al meer dan 30 jaar kleine en middelgrote ondernemingen en scale-ups bij hun financiële sturing. Omdat Excel te beperkingen heeft voor het bijhouden van de kasstroom, heeft het kantoor gekozen voor Fygr om deze strategische taak te automatiseren en zijn klanten realtime inzicht te bieden in hun kasstroom.
Aventy maakt deel uit van de Exa-groep, afkomstig uit Réunion, waar het zich al drie decennia lang specialiseert in wettelijke en contractuele audits. Sinds een tiental jaar heeft de groep zich in het moederland gevestigd met een duidelijke visie: verder gaan dan de traditionele accountancy en een echte strategische partner van leidinggevenden worden.
Het kantoor heeft vier expertisegebieden ontwikkeld: audit, boekhouding, ondersteuning op het gebied van informatiesystemen en een afdeling die zich bezighoudt met de algehele ondersteuning van bedrijfsleiders. Het beheer van de kasmiddelen valt onder dit laatste onderdeel.
Yves Pascault, voorzitter van het kantoor, biedt zijn klanten al dashboards aan om hun operationele KPI's bij te houden. Maar op het gebied van kasmiddelen ontbrak er een automatisch en krachtig instrument om leidinggevenden inzicht te geven in deze post , die nog steeds de belangrijkste is in een onderneming.
De conclusie is duidelijk: om leidinggevenden te ondersteunen bij hun strategische beslissingen had het kantoor behoefte aan een modern hulpmiddel waarmee de bedrijfsprognoses konden worden gekoppeld aan de kasstroomprognoses. Daar komt Fygr om de hoek kijken.
Vóór Fygr werd het kasbeheer voornamelijk met Excel gedaan. Een tool die accountants perfect beheersen, maar die al snel zijn grenzen bereikt als het gaat om het produceren van betrouwbare en actuele prognoses voor leidinggevenden die snel moeten kunnen reageren.
De klanten van Aventy bekijken, net als de meeste bedrijfsleiders, dagelijks hun banksaldi. Sommigen beschikten zelfs over interne Excel-overzichten. Maar deze tools hadden drie grote nadelen:
"We waren al een tijdje op zoek naar een tool die beter presteert dan Excel, die een beter resultaat oplevert voor de klant en die ons minder tijd kost om te produceren. Fygr biedt duidelijk een oplossing voor al deze problemen."
Voor Yves Pascault stond er twee dingen op het spel: tijd besparen op taken met een lage toegevoegde waarde en tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening aan klanten verbeteren. Een opdracht op het gebied van cashmanagement kan alleen aantrekkelijk zijn voor een kantoor als deze wordt ondersteund door moderne, geautomatiseerde tools.
De ontdekking van Fygr betekende een keerpunt voor Aventy. Yves Pascault testte de tool eerst intern voordat hij deze bij zijn klanten implementeerde — een aanpak die aansluit bij zijn filosofie om nooit een tool aan te bieden die hij zelf niet zou gebruiken.
Het kantoor heeft de implementatie van Fygr in twee fasen gestructureerd. Eerst presenteert Yves de oplossing aan de bedrijfsleider en legt hij de concrete voordelen uit: realtime zichtbaarheid, automatisering van stromen, betrouwbare prognoses. Vervolgens neemt de klantmanager, die is opgeleid in Fygr, het over om de tool in te stellen, een demonstratie te geven en de klant te begeleiden bij het gebruik ervan.
Dankzij de automatische banksynchronisatie en automatiseringsregels gebeurt een groot deel van het werk nu zonder handmatige tussenkomst. Na enkele weken gebruik hoeft het kantoor nauwelijks nog iets te doen op Fygr.
Drie functies springen er volgens Aventy in het bijzonder uit:
Een andere doorslaggevende factor bij de keuze voor Fygr was de mogelijkheid om het systeem te integreren met andere tools van het kantoor, met name RCA (het boekhoudprogramma) en Dext (voor het verzamelen van aankoopgegevens).
"De koppeling tussen Fygr en RCA is precies wat wij als financiële professionals zoeken. Al onze oplossingen communiceren met elkaar, zodat we gegevens niet opnieuw hoeven in te voeren. Tegenwoordig is het bijna onmisbaar dat al onze softwareprogramma's met elkaar zijn gekoppeld."
Dankzij deze koppeling kan Fygr de gegevens rechtstreeks uit het boekhoudprogramma halen, wat een enorme tijdwinst oplevert en voorkomt dat klanten moeten betalen voor het opnieuw invoeren van gegevens – een praktijk die in het digitale tijdperk moeilijk te rechtvaardigen is.
De resultaten lieten niet lang op zich wachten. De klanten van het kantoor zagen al snel de toegevoegde waarde van deze nieuwe taak op het gebied van cashmanagement.
Het belangrijkste voordeel? De mogelijkheid om hun kasstroom te beheren en te anticiperen op cashflows. Dankzij Fygr beschikken leidinggevenden over een eenvoudige en intuïtieve interface waarmee ze hun situatie in één oogopslag kunnen overzien.
Yves Pascault benadrukt het gebruiksgemak: de applicatie is gebruiksvriendelijk, met duidelijke grafieken en verschillende weergaven waarmee de kaspositie per categorie kan worden getoond. Deze "speelse" kant doet echter niet afbreuk aan het essentiële: de tool moet goed presteren en echte waarde bieden aan klanten. Anders zouden ze niet de moeite nemen om in te loggen.
Concrete voordelen voor de klanten van het kantoor:
Voor het kantoor heeft Fygr een moeilijk te valoriseren opdracht omgevormd tot een strategische dienst met een hoge toegevoegde waarde. Klanten begrijpen onmiddellijk het belang ervan en zijn bereid om in deze begeleiding te investeren.
Gevraagd naar wat Fygr het beste samenvat, kiest Yves Pascault drie woorden: eenvoud, reactievermogen, onmisbaar. Een eenvoudig, geautomatiseerd tool voor cashmanagement dat gegevens verzamelt zonder dat je ze hoeft te bewerken, is tegenwoordig onmisbaar geworden.
De reactiesnelheid van de technische ondersteuning speelde ook een belangrijke rol bij de acceptatie van de tool. Zodra er een probleem is, komt er een reactief team in actie. Voor een kantoor dat de oplossing bij meerdere klanten implementeert, is deze beschikbaarheid essentieel.
Yves Pascault aarzelt niet om Fygr aan te bevelen aan zijn collega's die een begeleidingsopdracht op het gebied van cashmanagement willen ontwikkelen:
"Wie nog niet begonnen is, kan op Fygr rekenen voor een gebruiksvriendelijke tool die eenvoudig uit te leggen is aan klanten en gemakkelijk te gebruiken is. Je hoeft niet veel verstand te hebben van informatica om het in te stellen. En zelfs als er wat problemen zouden zijn, is er altijd nog de hotline. Ik zou ze aanraden om er gewoon voor te gaan en Fygr te proberen."
- Het einde van tijdrovende Excel-bestanden die urenlang werk vergden om gegevens te consolideren, ten koste van strategische analyse.
- Een taak op het gebied van cashmanagement die eindelijk waardevol is voor kleine en middelgrote ondernemingen, die onmiddellijk de voordelen van realtime beheer inzien.
- Een versterkte positie als strategische partner van leidinggevenden, die hen kan begeleiden bij het meest cruciale onderwerp van hun onderneming: de kasstroom.
- De zekerheid dat u een moderne dienst aanbiedt die voldoet aan de verwachtingen van de hedendaagse bedrijfsleiders, die gewend zijn om op elk gebied van hun leven direct over informatie te kunnen beschikken.
Dankzij Fygr kon Aventy zijn aanbod aan begeleidingsdiensten aanvullen met een essentieel onderdeel: de kasstroomprognose. Een stukje van de puzzel dat nog ontbrak om een volledig beeld te krijgen van het financiële beheer, van de winst- en verliesrekening (P&L) tot de beschikbare kasmiddelen.