SECTOREN
Adviesbureau

Hoe gaat een adviesbureau om met kasstroomproblemen?

Adviesbureaus hebben te maken met specifieke uitdagingen op het gebied van cashmanagement. In dit artikel gaan we in op de problemen waarmee adviesbureaus te maken hebben en bespreken we de meest geschikte oplossingen om het cashmanagement te optimaliseren.
Probeer het gratis
Vraag een demo aan

Adviesbureaus: het belangrijkste om te onthouden over cashmanagement

Cashmanagement is een cruciaal aandachtspunt voor adviesbureaus, waarvan het bedrijfsmodel gebaseerd is op intellectuele diensten met een hoge personeelsintensiteit en inkomstenstromen die van nature onregelmatig zijn. De spanningen komen voort uit een structureel onevenwicht tussen directe loonkosten, opdrachtcycli en uitgestelde betalingen:
Grote vertraging tussen facturering en inning, met betalingstermijnen van klanten die meer dan 60-90 dagen kunnen bedragen
Onstabiel en onregelmatig inkomen door incidentele opdrachten en periodes zonder werk
Gewicht van immateriële investeringen (opleiding, certificeringen, ontwikkeling)
Afhankelijkheid van factureringstarieven met directe invloed op de kasstroom
Fygr stelt adviesbureaus in staat hun kasstroom nauwkeurig te beheren door de commerciële pijplijn, lopende opdrachten en financiële prognoses aan elkaar te koppelen.

De specifieke uitdagingen op het gebied van cashflow voor adviesbureaus

Waarom is cashmanagement bijzonder moeilijk voor adviesbureaus? We hebben drie belangrijke problemen geïdentificeerd.
De kritieke vertraging tussen facturering en inning
De intrinsieke instabiliteit van inkomsten
Het gewicht van immateriële investeringen

De kritieke vertraging tussen facturering en inning

In de adviesbranche wordt de economische realiteit gekenmerkt door een aanzienlijke structurele kloof tussen de uitvoering van opdrachten en de daadwerkelijke betaling ervan.

Kantoren moeten de volledige kosten van hun diensten – voornamelijk hooggekwalificeerd personeel – vooruitbetalen voordat ze enige betaling ontvangen.

Dit fenomeen zorgt voor een permanente druk op de kasstroom, waarbij consultants maandelijks worden betaald terwijl klanten kunnen beschikken over verlengde betalingstermijnen, soms langer dan 90 dagen.

De intrinsieke instabiliteit van inkomsten

De economie van adviesbureaus is gebaseerd op een inkomstenmodel dat fundamenteel volatiel en onvoorspelbaar is.

Elke opdracht is een uniek project, met variabele looptijden en financiële volumes, wat leidt tot zeer onregelmatige kasstromen.

Een consultant kan afwisselend te maken hebben met periodes van intense activiteit en periodes zonder inkomsten, wat leidt tot voortdurende financiële spanningen. Deze instabiliteit maakt het bijzonder complex om financiële middelen te voorspellen en te beheren.

Het gewicht van immateriële investeringen

Adviesbureaus moeten voortdurend investeren in de ontwikkeling van hun personeel – opleidingen, certificeringen, competentieontwikkeling – zonder dat ze noodzakelijkerwijs verzekerd zijn van een onmiddellijk rendement op hun investering.

Deze immateriële investeringen, die essentieel zijn voor het concurrentievermogen, vertegenwoordigen een aanzienlijke kost die een directe impact heeft op de kasstroom.

Het vermogen om deze ontwikkelingen te financieren zonder het financiële evenwicht in gevaar te brengen, wordt een belangrijke strategische uitdaging, met name voor middelgrote organisaties.
GOEDE PRAKTIJKEN

Best practices voor het kasbeheer van een adviesbureau

Probeer het gratis
Vraag een demo aan

De nauwkeurige opvolging van opdrachten en hun rentabiliteit beheersen

Het financiële beheer van een adviesbureau is voornamelijk gebaseerd op het vermogen om de winstgevendheid van elke opdracht nauwkeurig bij te houden. Deze aanpak vereist een volledige traceerbaarheid van de bestede tijd, de bijbehorende kosten en de inkomsten die elk project oplevert. Consultants moeten hun werkzaamheden systematisch documenteren, met vermelding van de factureerbare uren, de geleverde prestaties en de voor de klant behaalde resultaten. Deze opvolging maakt het mogelijk om de economische prestaties van elke opdracht nauwkeurig te begrijpen, de meest rendabele projecten te identificeren en de tariefstrategieën dienovereenkomstig aan te passen. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan het onderscheid tussen gefactureerde uren, niet-gefactureerde productieve uren en tijd besteed aan commerciële ontwikkeling of opleiding.

Anticiperen op en omgaan met periodes waarin consultants niet beschikbaar zijn

Het specifieke karakter van consultancy ligt in de variabiliteit van de werkdruk en de mogelijke periodes zonder opdrachten. Een proactief beheer van deze periodes is cruciaal om de economische prestaties van het kantoor op peil te houden. Dit houdt in dat er een strategie moet worden ontwikkeld om consultants veelzijdig in te zetten, door hen op te leiden op verschillende gebieden en hen voor te bereiden op uiteenlopende opdrachten. Door een breed competentieportfolio op te bouwen, kunnen periodes van inactiviteit worden beperkt en een optimaal facturatiepercentage worden gehandhaafd. Tegelijkertijd is het essentieel om financiële reserves aan te leggen om deze rustige periodes op te vangen en de markt actief in de gaten te houden om nieuwe opdrachtmogelijkheden te signaleren.

Het beheer van financiële stromen van klanten professionaliseren

De financiële prestaties van een adviesbureau hangen nauw samen met zijn vermogen om de financiële relaties met zijn klanten efficiënt te beheren. Dit vereist een professionele benadering van contractering, met duidelijk omschreven betalingsvoorwaarden, nauwkeurige projectmijlpalen en transparante factureringsvoorwaarden. Het is aan te raden om proactieve aanmaningsprocedures in te voeren, met automatische herinneringen vóór de vervaldatum en duidelijke communicatie in geval van betalingsachterstand. Diversificatie van het klantenbestand helpt ook om financiële risico's te verminderen, door overmatige afhankelijkheid van een beperkt aantal klanten te vermijden. Er moet bijzondere aandacht worden besteed aan de kwalificatie van potentiële klanten en de voorafgaande beoordeling van hun financiële gezondheid alvorens een opdracht aan te nemen.
KIES FYGR

Waarom Fygr gebruiken voor een adviesbureau?

De oplossing om uw cashmanagement te optimaliseren: gebruik geschikte software zoals Fygr. We hebben al veel adviesbureaus als klant, dus we begrijpen perfect waar zij mee te maken hebben. Daarom hebben we al veel maatwerk voor hen gedaan om volledige klanttevredenheid in dit segment te garanderen.
Probeer het gratis
Vraag een demo aan
GOEDE REDEN #1

Automatische banksynchronisatie

Volg uw ontvangsten, categoriseer uw adviesinkomsten en anticipeer moeiteloos op uw financiële stromen.
Realtime opvolging van ontvangsten per type opdracht
Automatische categorisatie
Anticiperen op kasstromen in verband met factureringscycli
GOEDE REDEN #2

Op maat gemaakte kasprognoses

Simuleer uw ontwikkelingsscenario's en verzeker uw groei
Prognose van de financiële behoeften op basis van de commerciële pijplijn
Dit is de standaardsimulatie van de impact van aanwervingen en investeringen in opleiding tekstwaarde
Anticiperen op pauzes en beheer van middelen
GOEDE REDEN #3

Vergelijkende analyse van voorspelling en werkelijkheid

Bouw aan uw ontwikkeling met 360° zichtbaarheid
Dynamische beoordeling van de duurzaamheid van nieuwe projecten
Financiële voorbereiding op expansie- en transformatiecycli
Snelle detectie van prestatieverschillen en verbeterpunten

Ze kozen Fygr

Dit is wat enkele van onze klanten zeggen nadat ze voor Fygr hebben gekozen om hun financiële gegevens te bekijken:
Ik heb het eerst getest op het dossier van het kantoor, in verband met de RCA-prognose, en ik was onder de indruk van de eenvoudige implementatie en het gebruiksgemak van het platform.
Stéphane Albinet
Accountant @ SOGEC-kantoor
De kasstroom is vaak wat het verschil maakt tussen een bedrijf dat stormen doorstaat... en een ander dat eronder lijdt.
Bij Altyma Management begeleiden we leidinggevenden dagelijks om te anticiperen, te sturen en hun kasstroom veilig te stellen met geschikte tools zoals Fygr en een strategische visie.
Want een goed kasstroomplan hebben, betekent bovenal dat je rustig beslissingen kunt nemen.
Thomas Desnot
Expert in uitbestede DAF, oprichter @ Altyma Management
Ik beveel de FYGR-software 1000% aan... Eenvoudig te gebruiken tool, gegevens worden in realtime aangevuld, vrij eenvoudige categorisering van de stromen. Ik ben van 2 dagen werk naar 30 minuten gegaan voor een klant voor zijn kasstroomopvolging. Kortom, ik ben overtuigd. En de beleggingsfunctie is duidelijk een pluspunt. De onboarding en het invoeren van gegevens zijn echt vereenvoudigd.
Bertha Malafa
Externe financieel directeur @ DAF EXPERTISE ET CONSEILS
FAQ

Alles wat u moet weten over cashmanagement bij adviesbureaus

Antwoorden op de vragen die u ons het vaakst stelt.
Hoe kies je cashmanagementsoftware voor een adviesbureau?
Om de juiste software te kiezen, moet u eerst uw specifieke behoeften in kaart brengen: beheer van opdrachten, opvolging van consultants, complexiteit van facturering. Geef de voorkeur aan een oplossing die variabele stromen, het opvolgen van marges per project en synchronisatie tussen meerdere entiteiten kan beheren. Zorg ervoor dat de software een nauwkeurige traceerbaarheid van factureerbare uren en een voorspellende analyse van middelen mogelijk maakt. De mogelijkheid om verschillende soorten facturering (per dag, forfaitair) te beheren, is ook cruciaal voor een adviesbureau.
Wat zijn de voordelen van software voor kasbeheer ten opzichte van Excel voor een adviesbureau?
Cash management software biedt volledige automatisering van processen die specifiek zijn voor adviesbureaus. In tegenstelling tot Excel kunnen marges per consultant en per opdracht nauwkeurig worden bewaakt, worden bankgegevens automatisch gesynchroniseerd en kunnen betalingsachterstanden onmiddellijk worden opgespoord. Dynamische dashboards vergemakkelijken de strategische besluitvorming, terwijl de simulatiefuncties voor bedrijfsontwikkeling een echte aanwinst zijn voor het management.
Hoe kun je betrouwbare cashflowprognoses maken voor een adviesbureau?
Prognoses vereisen een nauwkeurige verzameling van historische gegevens over opdrachten, rekening houdend met het seizoensgebonden karakter van consultancy. Analyseer de factureringspercentages van je consultants en houd daarbij rekening met pauzes en opleidingsinvesteringen. Stel gedifferentieerde scenario's op die rekening houden met projectvariabiliteit, specifieke betalingstermijnen en potentiële nieuwe contracten. Regelmatig bijwerken op basis van het orderboek is essentieel.
Hoe lang duurt het voordat een adviesbureau software voor contantenbeheer heeft geïnstalleerd?
De tijd die nodig is om het op te zetten varieert afhankelijk van de complexiteit van je organisatie. Voor een adviesbureau kan het een paar dagen tot een paar weken duren, voornamelijk omdat gegevens van meerdere projecten en meerdere consultants moeten worden geïntegreerd. Het importeren van historische gegevens, het synchroniseren van de verschillende rekeningen en het instellen van specifieke factureringsregels zijn de meest tijdrovende fasen.
Hoeveel kost cashmanagementsoftware voor een adviesbureau?
Prijzen variëren afhankelijk van de grootte van de praktijk en de benodigde functionaliteit. Reken op een bedrag tussen € 100 en € 500 per maand voor een oplossing op maat van adviesbureaus. De prijs is afhankelijk van het aantal adviseurs, het aantal bankrekeningen en het vereiste rapportageniveau. De investering moet worden afgewogen tegen de productiviteitswinst en het verbeterde financiële beheer.
Wie zijn de concurrenten op de markt voor treasury software voor adviesbureaus?
De belangrijkste concurrent van Fygr is Agicap. Deze laatste wordt vaak als duurder en complexer beschouwd. Hij is dan ook geschikt voor structuren met zeer specifieke behoeften die niet terugdeinzen voor ingewikkelde systemen. Voor een meer betaalbare tool met minder wrijving kiest u best voor Fygr.
Hoe weet ik of mijn adviesbureau cashmanagementsoftware nodig heeft?
Er zijn een aantal tekenen die hierop wijzen: problemen met het nauwkeurig bijhouden van de winstgevendheid per opdracht, veel tijd besteed aan Excel-spreadsheets, gebrek aan zichtbaarheid over financiële stromen, toenemende complexiteit van projectbeheer. Als je bedrijf meer dan 5-6 consultants heeft of meer dan €500K omzet genereert, wordt zo'n tool strategisch.
Welke functies zijn essentieel voor een adviesbureau?
Tot de belangrijkste functies behoren het bijhouden van factureerbare uren, margeanalyse per project en consultant, declaratiebeheer, cashflowprognoses met ontwikkelingssimulatie en consolidatie met meerdere entiteiten. De mogelijkheid om gedetailleerde rapporten te genereren en te anticiperen op onvoorziene periodes is ook cruciaal.