Taste is een wervings- en selectiebureau dat gespecialiseerd is in midden- en topkaderfuncties en C-level-functies, waarbij HR-advies ongeveer een derde van de activiteiten uitmaakt. Het bureau is opgericht in 2004 en telt momenteel ongeveer veertig medewerkers.
Bijna 16 tot 17 jaar lang werkte het kantoor met een CRM-systeem, een ATS, een facturatiesysteem, Excel-dashboards en incidentele feedback van de externe accountant. Vervolgens implementeerde Olivier Power BI om de factuurgegevens te consolideren — een echte vooruitgang, maar die al snel zijn beperkingen liet zien naarmate het bedrijf groeide.
"We hadden een uitstekend beeld van het verleden. Mijn Power BI gaf me een perfect beeld van het verleden en zelfs een redelijk goed beeld van het heden wat betreft de facturering. Maar wat het heden betreft, liep ik achter op alles wat met betalingen, kasstroom en facturering te maken had — en over de toekomst werd helemaal niet gesproken."
Toen het team de grens van 40 personen overschreed, bestond het dagelijkse werk uit het ‘handmatig verplaatsen van gegevens’: gegevens opnieuw invoeren, overtypen en platte bestanden van de ene tool naar de andere exporteren. Het aantal facturen was in beide richtingen explosief gestegen. Het risico op vergeten facturen, dubbele boekingen, fouten en versies die niet meer met elkaar overeenkwamen, nam steeds verder toe.
Wat de kasstroom betreft, constateerden we – we hadden dit nooit voorzien. Tijdens de sterke groei tussen 2020 en 2022 was het schaareffect bijzonder merkbaar: de ene maand hadden we veel geld zonder te weten wat we ermee moesten doen, de volgende maand waren we op zoek naar geld. Beslissingen werden, zoals Olivier het zegt, „op goed geluk“ genomen.
„We hadden het bedrijf onder controle, maar als je met 10, 15 of 20 mensen bent, werkt dat prima. Zodra je de grens van 40 mensen overschrijdt, wordt het behoorlijk ingewikkeld.“
Taste is begonnen met de implementatie van Zeendoc via de integrator Deltic om zijn documenten te digitaliseren en te centraliseren. Zeendoc en Deltic waren al in gebruik toen het Fygr-team erbij kwam — daarna zijn de twee oplossingen met elkaar gekoppeld.
De integratie is ontwikkeld in samenwerking met de teams van beide bedrijven: een API tussen Zeendoc en Fygr, waarbij Taste als bètatester heeft gefungeerd. Zodra een klant- of leveranciersfactuur in Zeendoc wordt geregistreerd, wordt alle benodigde informatie (nummer, uitgiftedatum en vervaldatum, bedragen, betalingsstatus) automatisch doorgegeven aan Fygr en opgenomen in de kasstroomprognose — zonder dat het team daar iets voor hoeft te doen.
"Het idee was om de overdracht van aankoop- en verkoopgegevens van Zeendoc naar Fygr via een API te automatiseren, zodat Zeendoc de informatie vastlegt en structureert en Fygr deze vervolgens automatisch kan ophalen."
Vroeger: te veel muisklikken, te veel tools, steeds weer dubbele invoer. Risico op vergetelheid, vertragingen, fouten en tijdverlies bij het verzamelen van informatie. Een kasstroom die we alleen maar constateerden, nooit voorspelden.
Vandaag: in- en uitgaande transacties worden automatisch vanuit Zeendoc naar Fygr overgezet. Het handmatig invoeren van facturen en het opnieuw samenstellen van verkoopregels behoort nu volledig tot het verleden. Dubbele gegevens, verkeerde versies en het zoeken naar informatie hebben plaatsgemaakt voor nieuwe routines: controle, categorisering, verificatie — waarvan een groot deel zelf ook geautomatiseerd is.
Taste heeft ook een managementcontrolesysteem opgezet: dankzij een analytische indeling beschikt Olivier nu over volledige winst- en verliesrekeningen per team en weet hij in een oogwenk wat de kosten van een evenement zijn — conferenties, workshops, ontmoetingen met klanten en kandidaten — iets wat voorheen volkomen onduidelijk was.
"Het resultaat is dat er veel minder handmatige handelingen nodig zijn, de betrouwbaarheid aanzienlijk is toegenomen en we continu, vrijwel in realtime, een bruikbaar overzicht van de cashflow hebben. De sturing is daardoor veel overzichtelijker."
Dubbele invoer is verleden tijd. De gegevens worden automatisch tussen Zeendoc en Fygr uitgewisseld, zonder dat het team daar iets voor hoeft te doen.
De informatie die tussen de tools wordt uitgewisseld, is betrouwbaar en actueel, zonder risico op fouten of verschillen in versies.
Beslissingen worden niet langer zomaar genomen. Dankzij het inzicht in de kaspositie kan men vooruitkijken en rustig afwegingen maken.
De repetitieve microtaken zijn verdwenen. Mélody, die bij Taste verantwoordelijk is voor dit onderwerp, vat het als volgt samen: „Ik heb minder mentale belasting.”
"Hartelijk dank, want jullie hebben ons dagelijks leven op dit gebied echt veranderd en ervoor gezorgd dat we hier meer zicht op hebben."